Temeljni pojmovi uredskog poslovanja u Hrvatskoj

Dating > Temeljni pojmovi uredskog poslovanja u Hrvatskoj

Click here: ※ Temeljni pojmovi uredskog poslovanja u Hrvatskoj ※ ♥ Temeljni pojmovi uredskog poslovanja u Hrvatskoj

Goranka Antunović, docent 2. Imenovanje stručnog povjerenstva za ocjenu doktorskog rada mr. Vrijednost poklona ovisi o zaslugama i važnosti te međunarodnim odnosima i poslovnim partnerima.

Nakon isteka propisanih rokova, a po odobrenju nadležnog arhiva i višeg tijela sudske uprave, spisi se izdvajaju iz općeg arhiva i izručuju arhivu, odnosno trgovačkom društvu za prikupljanje i preradu papirnatih otpadaka ili se uništavaju. Ime i prezime Datum diplomiranjaPopis 700. Osnove sređivanja i opisa arhivskog gradiva 2p+2v, 6 ECTS Načela sređivanja. Kseniji Klasić ovo prvi izbor u predavača, višeg predavača odnosno profesora visoke škole, povjerenstvo, ocjenjujući ukupnu djelatnost predloženice prema nastavnim, kao i stručnim djelatnostima, smatra da predloženica zadovoljava uvjetima za izbor u zvanje profesora visoke škole, te daje Mišljenje Dr. IBM Eastern European Banking ICX. Pojam poslovnog dopisivanja komuniciranja 4. Svakom podnesku uvjek se prilaže omotnica u kojoj je podnesak stgao. Preporuka je da se stranice izrade barem na dva jezika zbog toga što jednom kreirana WWW stranica postavljena na WWW poslužitelj postaje dostupna ljudima širom svijeta. Oblici prava vlasništva Upravni pravnik6. Klasić: Informacijski sustav - odraz poslovne tehnologije, Zbornik Savjetovanja CASE 13 o metodama i alatima za projektiranje informacijskih sustava, ISBN 953-6129-19-1, UDK 007. Ispod bilješke o zaključenju ispisuju se klasifikacijske oznake neriješenih predmeta iz te godine.

Slijedom toga namjera joj je istraživati identitet Istrana od grupnog do pojedinačnog, od nametnutog, instrumentaliziranog do trajno očuvanog, od obiteljskog do nacionalnog, od tradicionalnog do suvremenog. Cognitive Linguistics between Universality and Variation eds.

Upis u Obrtni Registar - ZAVRŠNI RAD - DETERMINACIJA KOROVA U VIŠEGODIŠNJIM NASADIMA VOĆNJAKA I VINOGRADA INŽENJER POLJOPRIVREDE VVV.

Pravni izvori uredskog poslovanja 4. Načela uredskog poslovanja 5. Sredstva za rad II. ORGANIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA 1. Osnovni pojmovi u uredskom poslovanju 3. Evidencija, kartoteke, dokumentacija i dokumentaristika 4. Pečati i žigovi 5. RADNJE U UREDSKOM POSLOVANJU 1. Primanje akata i pregled akata 2. Otvaranje i pregled pošiljki 3. Postupak s aktima koji se moraju taksirati IV. RAZVRSTAVANJE I RASPOREĐIVANJE AKATA VI. UPISIVANJE AKATA U UREDSKE KNJIGE 1. Glavne osnovne knjige 2. Pomoćne uredske knjige 3. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj 4. Upisivanje akata u evidenciju 5. Omot predmeta košuljica 6. Povezivanje združivanje predmeta ili dosjea 7. Zaključivanje uredskih knjiga I kontrola rješavanja predmeta 8. Dostava akata u rad 9. Arhiviranje i čuvanje akata VII. UREDSKO POSLOVANJE SUDSKIH TIJELA 1. Primanje podnesaka i drugih spisa 3. Bilješke o primitku 4. Upisnici i pomoćne knjige 5. Otpremanje i dostava sudskih pošiljki 6. Pourana i čuvanje spis 2 7. UREDSKO POSLOVANJE U POSLOVNOJ ORGANIZACIJI 1. Sustav evidencija i odlaganja dopisa IX. Takseni obveznik i taksena obveza, plačanje takes 5. Postupak s nebiljegovanim ili nedovoljno biljegovanim podnescima 6. Načelo legaliteta kod naplate takes 7. Oslobađanje od naplate takes 8. Poništenje taksenih maraka 9. Prisilna naplata i zastara na naplatu i povrat takes 10. Taksena tarifa DRUGI DIO - POSLOVNO DOPISIVANJE KOMUNIKACIJA- KORESPODENCIJA I. Povjest dopisivanja komunikacija 2. Pojam poslovnog dopisivanja komuniciranja 4. Sadržaj poslovnih komunikacija 6. Vrste poslovnih komunikacija 7. Funkcija poslovnih komunikacija 8. Osnovna načela poslovnih komunikacija 9. Tijek poslovnih procesa II. PISANA POSLOVNA KOMUNIKACIJA DOPISIVANJE 1. Predmosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije 2. Pisane poslovne komunikacije imaju nekoliko bitnih funkcija za sudionike III. Beskonačna traka-papir za matrični pisać 5. Papir za fotokopiranje 6. Zaglavlje poslovnog papira 3 9. Pismo u omotnici s prozorčićem 17. Tipizirano pismo u međunarodnom prometu 18. Savijanje papira prema veličini i obliku omotnice 19. VRSTE PISANE POSLOVNE KOMUNIKACIJE 1. Pisane Poslovne komunikacije na papiru 2. Elektronične pisane poslovne komunikacije V. STROJEVI ZA PISANJE 1. Mehanički pisaći strojevi 2. Elektronski pisaći strojevi 3. VAŽEČA BIROTEHNIČKA PRAVILA ZA PISANJE TEKSTA VII. Isticanje nabrajanja TREĆI DIO — TIJEK POSLOVNIH PROCESA I. POSLOVNE KOMUNEIKACIJE U FAZI INCIJATIVE 1. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI ZAKLJUČIVANJA PRODAJNOG POSLA 1. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI REALIZACIJE REALIZACIJE POSLOVNOG POSSLA 1. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U RJEŠAVANJU TEŠKOĆA U PRODAJI 4 1. Opomena i odgovor na opomenu 6. Nagodbe i obavijest o knjiženju ČETVRTI DIO — SLUŽBENO DOPISIVANJE I. Bitni dijelovi podneska 3. Sporedni dijelovi podneska 4. Sastavljanje I oblikovanje podneska II. Sastavni dijelovi službenog dopisa 3. SASTAVLJANJE I OBLIKOVANJE SLUŽBENOG DOPISA IV. Rješenje u upravnom postuplu 3. Rješenje u neupravnom postupku VIII. Zaključak u upravnom postupku 3. Zaključak u neupravnom postupku IX. Poziv u upravnom postupku 3. Poziv u neupravnom postupku X. Zapisnik u upravnom postupku 2. Zapisnik u neupravnom postupku 3. Izvod iz zapisnika PETI DIO — SUDSKO DOPISIVANJE I. PROPISI O PODLOVANJU SUDOVA III. OSNOVNI POMOVI U SUDSKOM DOPISIVANJU 1. Sastavljanje I izrada sudskog dopisa 4. Sudske odluke ŠESTI DIO — SASTANCI, POZIVI I ZAPISNICI I. Priprema i orgsanizacija sastanka II. Struktura i oblikovanje sažetog zapisnika 6 UREDSKO POSLOVANJE I DOPISIVANJE PREDGOVOR Ova skripta pripremljena je za potrebe studenata Veleučilišta u Šibeniku — Odjel upravni studiji. Cilj skripata je sakupiti i obraditi na jednom mjestu materiju uredskog poslovanja i dopisivanja, obrađenih u nekoliko udžbenika i od nekoliko autora, te na taj način olakša studentima pripremanje ispita. Tekst, u okviru plana i programa predmeta Uredsko poslovanje i dopisivanje maksimalno je prilagođen potrebana studebata, odnosno nastojala se naći ravnotežu između opširnosti i kratkoće, a pojedine konstatacije, ideje, misli i zaključke potkrijepiti pravnim propisima, praktičnim primjerima i dr. Korišteni su slijedeći udžbenici i propi: 1. Martinec: UREDSKO POSLOVANJE 2. Bukljaš: UREDSKO POSLOVANJE I KORESPODENCIJA 3. Orešković: UREDSKO POSLOVANJE U PRAKSI 4. Ramljak: UREDSKO POSLOVANJE I DOPISIVANJE 1 5. Ramljak: UREDSKO POSLOVANJE 2 6. Bezić: POSLOVNE KOMUNIKACIJE 7. Uredba o uredskom poslovanju Nar. Upustvo o izvršenju Uredbe o uredskom poslovanju Nar. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske i registraturnog gradiva izvan arhiva Nar. Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralac i primalaca akata Nar. Uredsko poslovanje Nemoguće je zamisliti bilo koji organ uprave u kojem se ne bi obavljali uredski poslovi. Naime ovi poslovi su neophodna pretpostavka koja omogućava uredno obavljanje njihovih osnovnih i sporednih djelatnosti. Za organe uprave ti osnovni zadaci su utvrđeni u ustavom, zakonima i podzakonskim propisima, a realiziraju se najčešće kroz vođenje odgovarajućeg postupka, donošenjem upravnih akata, obavljanjem upravnih radnji i dr. Sve to zahtijeva dobru organizaciju i stručno obavljanje uredskih poslova. Uredskim kancelarijsko poslovanjem zovemo onaj dio administrativnog poslovanja koji se, uglavnom, odnosi na rukovanje spisima. Korijen naziva kancelarijski, kancelarijsko — potječe iz latinskog jezika, od riječi cancelli , a to znači rešetka, ograda, pregrada. Budući mi u našem jeziku imamo riječ ured, to i poslovanje koje se u njemu obavlja nazivamo uredskim poslovanjem. U užem smislu, to poslovanje obuhvaća primanje, pregledavanje, raspoređivanje, upisivanje i dostavljanje spisa u rad, administrativno- tehničku obradu spisa, otpremanje otpravaka, razvođenje spisa, te arhiviranje i čuvanje spisa. U širem smislu, ono obuhvaća uz to raspored prostorija, primanje stranaka, uporabu telefona, službu dežurstva, stručnu knjižnicu, štambilje, pečate i žigove, te djelomično uredsku mehanizaciju. Služba koja pretežno obavlja uredsko poslovanje jest pomoćna djelatnost uprave, ali nije zbog toga manje važna za uredno, stabilno i racionalno poslovanje uprave. Za tu službu važe tri glavna elementa: - osobni da postoje potrebne kvalificirane stručne osobe, - stvarni da su osigurane odgovarajuće prostorije, uređaji pribor, materijal i sl. Uredsko osoblje Uredsko poslovanje obavljaju u prvom redu službenici zaposleni u pisarnici, a osim toga i drugi službenici. Uredsko osoblje mora imati potrebno opće obrazovanje i mora biti stručno osposobljeno osobito mora poznavati pravila uredskog poslovanja, mora znati rukovati knjigama i evidencijama, rukovati sa uredskim strojevima, poznavati pravila dopisivanja i dr. Pravni izvori uredskog poslovanja Izvori su sve ono odakle crpimo neko znanje ili spoznaje o nekom predmetu. Pravni izvori su pravni propisi koji sadrže pravna pravila koja se odnose na određeno područje Pod pravnim izvorima uredskog poslovanja razumjevamo pravna pravila, koja se primjenjuju pri radu tijela uprave, ustanova i pravnih osoba koje na osnovu zakona imaju javne ovlasti. Ovi propisi omogućuju obradu akata u uredskom poslovanju pomoću klasičnih birotehničkih sredstava ili automatskom obradom dokumenata. Načela uredskog poslovanja Osnovna načela uredskog poslovanja kod upravnih organa jesu: Jednostavnost. Cio radni proces u uredskom poslovanju mora biti što jednostavniji, a ne kompliciran i glomazan. Treba izbjegavati i napuštati nepotrebne spise, evidencije i radnje. Poslovanje mora biti takvo da ga, upravilu, može razumjeti svaki sudionik. To je osobiti važno danas kada građani u sve većem broju sudjeluju u upravljanju društvenim poslovima. Proces rada kao i pojedine radnje moraju biti organizirani i prikazani što jasnije i razumljivije, a tijek događanja i radnje moraju se nizati logičnim i lako uočljivim redom, uzevši u obzir sve sudionike. Uprava mora djelovati na podlozi stvarnih činjenica i okolnosti utvrđenih na pouzdan način, po pravilima koja isključuju sumnju. Činjenice, okolnosti i podaci moraju se utvrditi jasno i precizno, a ne površno ili približno, i to najčešće pismeno, evidencijama i poslovnim knjigama. Točnost je u najužoj vezi s urednošću i dobrom organizacijom svakidašnjeg rada. Ovo načelo zahtijeva da se uredski poslovi obavljaju brzo, žustro i da se pri tom utroši što je moguće manje vremena i energije. Ne smije se nepotrebno i bez razloga zatezati rad niti zakašnjavati u rješavanju. Ovo načelo traži da se poslovanje mora obavljati prema utvrđenim i propisanim pravilima, koja moraju biti proglašena i svim sudionicima lako pristupačna i poznata. Oblici radnje za sve jednake slučajeve moraju biti jedinstveni jednoobrazni. Ta pravila daju poslovanju potrebnu čvrstoću i jedinstven oblik, ubrzavaju i olakšavaju rad, smanjuju mogućnost nedostatka i nesporazuma te povisuju ekonomičnost poslovanja. Prema načelu ekonomičnosti treba u poslovanju uz ulaganje što manjih sredstava i troškova, energije i vremena, ostvariti što veću uspjeh. U novije vrijeme sve veća pažnja se posvećuje znanstvenoj organizaciji rada ili racionalizaciji administrativnog poslovanja. Racionalnost znači najveću moguću ostvarenu ekonomičnost rada. Pri poslovanju treba više upotrebljavati razum, a manje snagu, pronalaziti najbolje metode rada, utrošiti što manje energije, vremena, napora i materijala, ubrzavati tijek rada, smanjiti gubitke, postići poboljšanje i pojednostavljenja. Sredstva za rad 10 Pri obavljanju raznovrsnih poslova osobama, stvarateljima i primateljima akata potreban je raznovrstan materijal, kao što su određene vrste papira, tiskanice, pisaće olovke, kartoni, registratori itd. Sredstva za rad - su predmeti potrebni za obavljan raznovrsnih poslova poput papira, tiskanica, olovaka, omota, kartoteka, registratora itd. Papir u osnovi imamo dvije vrste papira — drvni i bezdrvni. Drvni papir je slabije kvalitete, pa se dokumenti trajne vrijednosti pišu na bezdrvnom papiru koji je kvalitetniji. U pravilu se upotrebljava bijeli papir. Tiskanice to su unaprijed umnoženi primjeri nekog spisa, evidencije, kartice i sl. Koristeči se tiskanicom ubrzavamo i olakšavamo rad te postižemo jednakost u radu. U uredskom poslovanju propisane su razne tiskanice, a osobito su važne one koje se odnose na uredske knjige, vođenje raznih evidencija, klasifikacija itd. Tiskanice mogu biti: 1. To su unificirane tiskanice i imaju oznaku UT i redni broj unifikacije, 2. Što je uredsko poslovanje? Što su izvori znanja? Koje izvore znanja uredskog poslovanja poznajete? Koja su načela uredskog poslovanja? Što su to sredstva za rad u uredskom poslovanju? ORGANIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA Uredsko poslovanje osoba, stvaratelja i primatelja akata mora biti organizirano tako da osigurava ostvarivanje njegovih glavnih zadataka. To je moguće ako tijela rade sa suvremenim sredstvima i pomagalima koja im omogućuju ostvarivanje načela uredskog poslovanja. Pisarnica 11 Pisarnica je posebno organizirana služba u kojoj osobe, stavratelji i primatelji akata obavljaju uredske poslove. Uredsko poslovanje iznimno se može obavljati i u onim unutarnjim ustrojbenim jedinicama koje vode posebne urudžbene zapisnike, odnosno upisnike predmeta upravnog postupka ili imaju odgovarajuće baze dokumenata ako poslove obavljaju osobnim računalom. U pisarnici se obavljaju ovi poslovi: 1. Glavni odjeljci odnosno službe u pisarnici jesu: a Prijemni ured - to je odjeljak u kojem se, svi podnesci i drugi spisi naslovljeni na tijela državne uprave, predaju, preuzimaju i upisuju u uredske knjige po predmetu i broju. On dostavlja, odnosno uručuje otpravke i druge spise naslovnicima. Koji se poslovi obavljaju u njoj? Koji su glavni odjeljci u većoj pisarnici? Osnovni pojmovi u uredskom poslovanju 12 a. Akt spis je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja tijela državne uprave. S obzirom na dostupnost sadržaja spisi su: - OBIČNI, POVJERLJIVI I STROGO POVJERLJIVI. Povjerljivi i strogo povjerljivi spisi jesu oni koje tako označi pošiljatelj ili neki propis ili rukovoditelj organa kod kojeg se spis obrađuje. Povjerljiv ili strogo povjerljiv spis upisuje se u posebne povjerljive,odnosno strogo povjerljive uredske knjige koje se vode i čuvaju odvojeno od ostakih knjiga i pristupačni su samo određenom krugu osoba. S obzirom na redosljed u rješavanju spisi su: - REDOVNI I HITNI. Hitni spisi su oni koji se prema propisu hitni ili vezani uz rok ili koje takvim označi ovlaštena osoba. Evidencije, kartoteka, dokumentacija i dokumentaristika a Evidencija očevidnost je sređeni popis podataka o činjenicama i okolnostima nekih osoba, stvari, događaja i sl. U uredskom poslovanju vode se različite evidencije ovisno o poslovima. Tako se, na primjer, mogu evidentirati državljani, biraći, zemljišta, učenici itd. Evidencije se mogu voditi na različite načine: 13 1. Evidencije se mogu voditi: - u obliku knjige očevidnik s uvezanim i obrojčanim stranicama odnosno listovima; - u obliku kartoteka, tj. Tako se u uredskom poslovanju upotrebljava jedinstveni plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka osoba, stvaratelja i primatelja aka ta, koji je ustrojen na način da su predmeti razvrstani u određene skupine prema sadržaju na koje se odnose, prema vremenu, prema vrsti itd. Svakoj skupini kili grupi utvrđeni su određeni brojevi. Klasifikacije mogu biti različite, pa pojmove-predmete možemo klasificirati po: 1. To može biti grafički znak, npr. Potom se svaka grupa razvrstava u niže grupe, opet na bazi broja 10. Ovako je ustrojen jedinstveni plan klasifikacijskih oznaka. U centimalnoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju na bazi broja 100, od 00 do 99, u glavne grupe. Potom se svaka grupa razvrstava na nižu grupu također na bazi broja 100. Osim decimalnie i centimalne klasifikacije pojmovi i predmeti mogu se razvrstavati po rednim brojevima. Tako se urudžbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka vodi, osim po centimalnoj klasifikaciji, po rednim brojevima unutar svake klasifikacijske oznake. Pečati i žigovi a Pečati su predmeti okruglog oblika izrađeni od gume ili drugog odgovarajućeg materijala, a služe za otiskivanje na papir ili drugu podlogu te time potvrđuju vjerodostojnost službenog akta odnosno spisa. Uporaba pečata i žiga propisana je: 1. Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske upotrebljavaju Predsjednik Hrvatske, Ured predsjednika Republike Hrvatske, Hrvatski sabor, Vlada Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske 15 Republike Hrvatske, tijela državne uprave, sudovi i druga tijela državne vlasti, Ustavni sud Republike Hrvatske, oružane snage Republike Hrvatske, javni bilježnici, pučki pravobranitelj, tijela jednice lokalne i područne regionalne samouprave. Pečat i žig povjeravaju se na čuvanje i uporabu određenoj osobi koju čelnik odnosno odgovorna osoba pismeno odredi. Odgovorna osoba dužna je osigurati uvjete za sigurno čuvanje pečata i žiga s grbom Republike Hrvatske. Pečat i žig promjera su 38 mm. Kada bi upotreba tog pečata i žiga bila neprikladna, može se upotrebljavati pečat i žig promjera 25 mm ili 18 mm. Štambilj Osim pečata i žiga, osobe, stvaratelji i primatelji akata koriste i štambilj. To je predmet različite veličine i oblika, a osnovna mu je zadaća da olakšavaju i ubrzavaju rad, pa sadržaji na njima mogu biti različite klauzule, odobrenja i sl. Osim štambilja, koji sadrži razne tekstove koji se otiskuju na papir u pisarnici tijela, koriste se i razni drugi štambilji, npr. Što je prilog privitak? Što je dosije dossier? Što je evidencija, a što klasifikacija? Što je dokumentacija, a što dokumentaristika, 8. Što je pečat, štambilj, žig — razlika? RADNJE U UREDSKOM POSLOVANJU 16 U užem smislu Uredsko poslovanje obuhvaća rukovanje sa spisima, prema redosljedu radnji u uredskom poslovanju kako slijedi: - primanje i pregled akata, - razvrstavanje i raspoređivanje akata, - upisivanje u evidencije, - dostava akata u rad, - administrativno-tehnička obrada, - otpremanje, razvođenje, arhiviranje i čuvanje. Uredsko poslovanje u širem smislu obuhvača i raspored prostorija, primanje stranaka, službu dežurstva, stručnu knjižnicu, te popis pečata, žigova i štambilja. Primanje akata i pregled akata Primanje akata i drugih pošiljki podnesaka i drugih akata, novčanih pisama, paketa, telegrama i sl. Iznimno, za unutarnje organizacijske jedinice koje vode poseban urudžbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, ili imaju osnovane odgovarajuće baze dokumenata u slučaju automatske obrade podataka, rukovoditelj organa uprave ili organizacije može odrediti da se akti upućeni ovim organizacijskim jedinicama primaju u tim jedinicama. Pošiljke se primaju u redovno radno vrijeme, a prima ih određeni radnik pisarnice. Izvan radnog vremena, pošiljke prima dežurni radnik, ako je kod organa uprave ili organizacije organizirana služba dežurstva. Osobna ili neposredna dostava Pošiljke se mogu predati tijelu osobno u zatvorenoj ili otvorenoj omotnici, poštanskom službom ili usmeno na zapisnik. Ako je pošiljka zatvorena, a primatelj nije ovlašten da je otvori, pregledati će samo omotnicu. Ako je sve u redu, na omotnicu će staviti otisak prijamnog štambilja u koji će upisati datum i vrijeme primitka te primitak pošiljke upisati u knjigu primljene pošte. Ako je potrebno potvrditi primitak akta, radnik ovlašten za primanje akata i drugih pošilji odmah će potvrditi prijem stavljanjem datuma, potpisa i službenog pečata i odmah dostavnicu vratiti pošiljatelju. Preporučena pošiljka, novčana pisma te pošiljke čiji se prijem potvrđuje podnositelju evidentira se u knjigu primljene pošte. Obične pošiljke ne evidentiraju se u knjigu prijemne pošte. Format 210x297 mm 17 KNJIGA PRIMLJENE POŠTE Redni Broj Datum Primitka Broj Pošiljatelj Akta Preporuke Prezime i ime Mjesto Org. Stranke mogu osobno svoje akte, podneske i drugu pošiljku predavati tijelu i bez omotnice-otvorena pošiljka. Ako radnik ovlašten za primanje pošte utvrdi da je podnesak adresiran na tijelo, a očigledno je da se ne odnosi na to tijelo, vratiti će podnesak podnositelju i uputiti ga gdje se nalazi adresant. Ako tijelo uprave nije nadležno za rješavanje podneska, radnik koji neposredno mprima akt upozoriti će na to podnositelja i uputiti ga na nadležno tijelo. Inzistira li podnositelj da se njegov podnesak primi, radnik ga je dužan primiti stavljajući na kraju akta bilješku o upozorenju. Na takav podnesak tijelo će donijeti zaključak kojim će odbaciti podnesak zbog nenadležnosti. Protiv takvog zaključka dopuštena je posebna žalba. Ako podnesak sadrži neki formalni nedostatak koji sprečava postupanje po njemu mpr. Nema potpisa, adrese podnositelja itd. Ako podnositelj ukloni nedostatak u određenom roku koje mu je odredilo tijelo, smatrat će se da je podnesak bio od početka uredan. Ako ih ne otkloni pa se zbog toga ne može postupati po podnesku, smatrat će se da ponesak nije ni podnesen, o čemu tijelo donosi zaključak protiv kojeg se može izjaviti posebna žalba. Stranka može svoj podnesak predati i usmeno na zapisnik. Radnik koji prima akt uputiti će podnositelja određenom radniku tijela koji će takav podnesak primiti u zapisnik. Ako tijelo nije nadležno primiti usmeno priopćenje podnesak u zapisnik, radnik koji prima akt upozoriti će na to podnositelja. Ako podnositelj i dalje inzistira da se njegovo usmeno priopćenje primi u zapisnik, radnik ga je dužan primiti. Potvrda o primitku akta. Na zahtijev podnositelja koji neposredno predaje akt bez obzira na način podnošenja, radnik koji prima akte mora izdati potvrdu o primitku. Primitak putem poštanske službe. Primanje pošiljki koje se tijelu uprave, ustanovama i pravnim osobama dostavljaju putem poštanske službe, kao i podizanje pošiljki iz poštanskog pretinca obavlja se na način utvrđen postojećim propisima za obavljanje poštanskih, telegrafskih i telefonskih usluga. Na početku godine tijelo određuje jednu ili više osoba koje će biti ovlaštenje preuzimati pošiljke iz poštanskih pretinaca. Prilikom primanja odnosno podizanja pošiljki ovlašteni radnik ne smije podići pošiljku ako utvrdi da je oštećena. U takvom slučaju mora zahtijevati od nadležne poštanske službe odnosno poštonoše da se stanje i sadržaj pošiljke komisijski utvdi i tek tada će preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu Primanje akta od drugog organa uprave ili druge organizacije koje ovi dostavljaju putem dostavljača, potvrđuje se stavljanjem datuma i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima. Na koji se način primaju i pregledavaju akti i druge pošiljke u pisarnici? Objasnite postupak primanja pošiljke ako je dostava osobna i neposredna, o otvorenoj omotnici i o otvorenoj pošiljci? Otvaranje i pregled pošiljki Otvaranje i pregled pošiljki obavlja se u prijamnom uredu. Sve obične pošiljke primljene u zatvorenim omotnicama kovertama otvara određeni radnik pisarnice Povjerljive i strogo povjerljive pošiljke otvara rukovoditelj tijela državne uprave i organizacije odnosno radnik kojega on za to pismeno ovlasti. Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara radnik odgovoran za materijalno-financijsko poslovanje organa uprave i organizacije odnosno radnik kojeg on odredi, ako nije drugačije regulirano aktom organa uprave i organizacije. U organu uprave i organizaciji u kojoj postoji služba dežurstva, telegrame i druge pošiljke otvara dežurni radnik. Ako su pošiljke povjerljive 19 prirode, dežurni ih radnik neće otvarati, osim ako za to ima posebno ovlaštenje. Format 210x297 mm KNJIGA DEŽURSTVA Datum Trajanje od do Podaci o primljenoj pošti, telefonskim priopčenjima i drugi važni događaji 1 2 3 4 Pošiljke primljene u svezi s raspisanim licitacijama, natječajima i sl. Ukoliko je na omotnici označeno ime službene osobe, kojoj se pošiljalac obraća, radnik koji otvara pošiljke, otvoriti će u pravilu i takve pošiljke, pa što više ukoliko se radi i o rukovoditelju organa. Prilikom otvaranja omotnici treba paziti da se ne ošteti sadržaj, da se prilozi raznih akata ne pomiješaju, da pojedini akt ili prilog ne ostane u omotnici i sl. Uz primljeni akt treba priložiti omotnicu u svim slučajevima kada datum predaje poštanskoj službi može biti od važnosti za računanje rokova, ili kad se iz samog akta ne može utvrditi mjesto odakle je akt poslan ili ime i prezime podnositelja, a ti su podaci označeni na omotnici. Postupak s aktima koji se moraju taksirati Za spise i radnje pred osobama, stvarateljima i primateljima akata plaćaju se upravne pristojbe. Zakon o upravnim pristojbama i Tarifom upravnih pristojbi utvrđeno je za koje se spise i radnje plaća pristojba, u kolikom iznosu te je li na temelju tog Zakona stranka oslobođena plaćanja pristojbi. Prilikom preuzimanja akata i drugih pošiljki s obzirom na način na koji se akti mogu podnositi i preuzimati, radnik pisarnice postupa na slijedeći način: 20 - kod osobne ili neposredne predaje otvorena omotnica radnik ne smije primiti podnesak ako nije biljegovan ili je nedovoljno biljegovan. Takav podesak dužan je vratiti stranci i upozoriti je na obvezu biljegovanja, i na visinu, - ako je stranka oslobođena od obveze plaćanja pristojbe, navesti će zakonsku osnovu za oslobođenje, i to bilješkom uz otisak prijamnog štambilja, - ako podnesak stigne poštom, a nije biljegovan ili je nedovoljno biljegovan, a nema zakonske osnove za oslobađanje od plaćanja pristojbe, radnik pisarnice će to zabilježiti uz otisak prijamnog štambilja. Ovlaštena osoba pozvati će pristojbenog obveznika pismenom opomenom da u roku od 15 dana od dana primitka opomene plati pristojbu i pristojbu za opomenu. Ako pristojbeni obveznik uplati pristojbu, smatrat će se da je pristojba plaćena uredno od početka, a ne plati li dužnu pristojbu, pristojba će se naplatiti prije uručivanja zatraženog rješenja ili druge isptave. Pristojbe se plaćaju u državnim biljezima ili gotovu novcu. Biljezi se poništavaju službenim pečatom tijela tako da otisak pečata zahvati biljeg. Na koji način i tko obavlja prijam i pregled pošiljki dostavljenih poštanskom službom? Koja se pošiljka ne smije preuzeti iz poštanskog pretinca? Kakav je postupak s oštećenom pošiljkom? Kada se omotnica prilaže spisu? Kako se postupa s aktima koji podliježu plaćanju upravnih pristojbi? PRIJEMNI ŠTAMBILJ Nakon završenog pregleda prispjele pošiljke, radnik tijela koji otvara i pregledava primljene akte, stavlja na svaki primljeni akt koji će biti upisan u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka otisak prijamnog štambilja Otisak prijemnog štambilja stavlja se u pravilu u gornjem desnom uglu prve strane akta. Ako tu nema dovoljno mjesta, štambilj treba staviti na pogodno mjesto prve strane akta, vodeći pritom računa da tekst ostane potpuno čitak i razumljiv Ako na prvoj strani akta nema mjesta prijemni štambilj treba staviti na poleđinu akta u gornjem lijevom uglu. Ako su 21 stranice akta potpuno popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja se na komad papira, koji se pričvršćuje uz akt. U otisak prijemnog štambilja radnik unosi slijedeće podatke: - brojčanu oznaku i naziv tijela državne uprave odnosno pravne osobe, - datum primitka, - brojčanu oznaku organizacijske jedinice organa, - klasifikacijsku oznaku, - urudžbeni broj,. Ako je akt poslala stranka, urudžbeni broj tog akta bit će: 15-88-0003, gdje je 15 brojčana oznaka za građane Čl. Podaci uneseni u prijemni štambilj daju slijedeće informacije: - u koju organizacijsku jedinicu ako ona postoji , u koje tijelo - državne uprave ili pravne osobe se akt raspoređuje na rad, - kad je akt zaprimljen, - koja je klasifikacijska oznaka tog akta, - koji sadržaj određuje akt, - u kojoj godini je nastao predmet tog sadržaja, - u koji broj dosjea unutar te klasifikacijske oznake je predmet svrstan, - redni broj predmeta u dosijeju, - tko je sačinio akt, tj. Format 7x40 mm PRIJAMNI ŠTAMBILJ 22 Republika Hrvatska ŠIBENSKO KNINSKA ŽUPANIJA 2140-01 Ured za gospodarstvo Primljeno Klasifikacijska oznaka Org. Urudžbeni broj Pril Vrij. DAKTILOGRAFSKI ŠTAMBILJ Primljeno Primljeno Sravnjeno Otpremljeno Pitanja: 1. Kako se i kada upotrebljava prijamni štambilj? RAZVRSTAVANJE I RASPOREĐIVANJE AKATA Svi spisi koji stignu tijelu uprave, organizaciji ili pravnoj osobi koja na osvovi zakona ima javne ovlasti najprije se razvrstavaju na spise upravnog postupka i na spise neupravnog postupka, a zatim se raspoređuju na unutarnje organizacione jedinice ili referente kojima će poslije upisivanja u upisnik upravnog postupka ili u urudžbeni zapisnik akt biti dostavljen u rad. Primljene akte razvrstava i raspoređuje u pravilu, radnik pisarnice organa uprave i organizacije koji otvara i pregledava primljene pošiljke. Izuzetno rukovoditelj organa uprave i organizacije može odrediti da razvrstavanje i raspoređivanje akata stalno ili privremeno obavlja i drugi djelatnik. Telegrami, akti s određenim rokovima i drugi hitni akti raspoređuju se i predaju na ispisivanje odmah nakon prijema. Voditelj tijela rješenjem utvrđuje oznaku za svaku organizacijsku jedinicu na osnovi plana klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akta na početku kalendarske godine. RASPOREĐIVANJE — to je postupak pri kojem se spisi razvrstavaju na one upravnog i one neupravnog postupka. RAZVRSTAVANJE — to je postupak pri kojem se poslovi dijele na unutarnje ustrojbene jedinice ili referente kojima će, nakon upisa predmeta u upisnik upravnog postupka ili urudžbeni zapisnik, akti biti dostavljen u rad. Objasnite postupak razvrstavanja i raspoređivanja akata? UPISIVANJE AKTA U UREDSKE NJIGE Primljeni, razvrstani i raspoređeni akti upisuju se u uredske njige. Uredske knjige koje moraju voditi osobe, stvaratelji i primatelji akata, propisane su i vode se na određenom obrascu tiskanici. Uredske knjige se vode kao glavne osnovne i pomoćne, a za pojedine vrste akata mogu se voditi i druge propisane evidencije. Glavne osnovne uredske knjge Glavne uredske knjige su: - Upisnik predmeta upravnog postupka prvog i drugog stupnja i - Urudžbeni zapisnik. U upisnik predmeta uprvnog postupka upisuju se predmeti upravnog postupka prvog i drugog stupnja, a u urudžbeni zapisnik neupravni predmeti. Za neupravne predmete po stupnju povjerljivosti, vode se povjerljivi i strogo povjerljivi urudžbeni zapisnik. Pomoćne uredske knjige Pomoćne knjige u uredskom poslovanju vode se o primljenim i vlastitim aktima tijela državne uprave i drugim državnim tijelima, tijelima jedinice lokalne i područne regionalne samouprave i pravnih osoba s javnim ovlastima, radi njihova primanja, dodjele u rad i praćenja u radu, otpremi, čuvanju i arhiviranju te drugim propisanim radnjama u uredskom poslovanju. U uredskom poslovanju koriste se sljedeće pomoćne uredske knjige: - Registar kazalo Registar kazalo vodi se radi lakšeg i bržeg pronalaženja klasifikacijskih oznaka predmeta, te urudžbenog broja. Podaci u registru upisuju se iz urudžbenog zapisnika i upisnika predmeta upravnog postupka, i to prema predmetu, a po potrebi i prema pošiljatelju. Prema predmetu se upisivanje obavlja po abecednom redu početnog slova prezimena fizičke osobe odnosno naziva pravne osobe ili prema početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta. Oznaka Urudž beni Broj Strana Urudž. U tu knjigu upisuju se i pozivi te druge pošiljke koje se strankama uručuju uz dostavnicu, iako stranka primitak tih pošiljki potvrđuje na dostavnici. DOSTAVNA KNJIGA ZA MJESTO Redni Broj Datum upisa Broj akata Primatelj Potvrda primitka Klas. Upisivanje akata koji se otpremaju poštom određuje se slijedećim redosljedom: obične pošiljke, poštanski pretinac i preporučne pošiljke DOSTAVNA KNJIGA ZA POŠTU Datum Otpreme Broj akta Primatelj Klas. Broj Prezime i ime Mjesto Poštarina Broj Preporuke 1 2 3 4 5 6 7 c Interna dostavna knjiga služi za upisivanje i dostavu akata u rad unutar tijela državne uprave ili drugog tijela po unutarnjim ustrojstvenim jedinicama. INTERNA DOSTAVNA KNJIGA Mjesec Datum Upisa Broj akta Klas. Broj Potvrda primitka Referent Vrač. Datum Potpis Datum Potpis Primj- edba 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 27 - Arhivska knjiga Arhivska knjiga služi za upisivanje arhivskog materijala nakon arhiviranja rješenih predmeta i ujedno predstavlja inventarni pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz prijašnjih godina. ARHIVSKA KNJIGA Redni Broj Datum upisa Arhivski materijal Godina Opis Ukupni Broj Primjedba 1 2 3 4 5 6 - Kontrolnik poštarine Kontrolnik poštarine služi za upisivanje i pravdanje troškova poštarine odnosno financijskih sredstava plaćenih na ime poštarine primljenih i poštom otpremljenih akata. Prilikom odobravanja financijskih sredstava za poštarinu zaključuje se prethodno stanje i zajedno s dostavnom knjigom predaje osobi zaduženoj za financijsko-materijalno poslovanje, radi kontrole i odobravanja novih iznosa za poštarinu. KONTROLNIK POŠTARINE Datum Opis Vrijednost Primljeno Utrošeno Stanje Ovjera 1 2 3 4 5 6 - Popis pečata, štambilja i žigova Popis pečata, štambilja i žigova vodi se kao pomoćna knjiga za upisivanje pečata i žigova s grbom RH i štambilja radi kontrole njihove upotrebe. U knjigu popisa pečata, žigova i štambilja upisuje se sadržaj pečata, žiga i štambilja, otiskuje se sadržaj i potpisuje osoba koja je na temelju posebnog rješenja čelnika tijela ovlaštena za čuvanje pečata, štambilja i žiga. EVIDENCIJA PEČATA, ŽIGOVA I ŠTAMBILJA Redni broj Nabavljen po aktu Broj Datu m Otisak pečata, žiga i štam. Redni broj peča-ta Poče- tak upotre- be Na upotrebi Org. Potpis Djelatn ika Stavljen Izvan upotrebe Primje -dba 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 28 - Rokovnik Rokovnik služi za ulaganje predmeta koji su vezani uz rok, a kao rokovnik mogu se koristiti fascikli ili ormar s pregradama na kojima su označeni datumi. Predmeti se u rokovnik slažu po datumima, a unutar određenog datuma prema redosljedu prva tri broja klasifikacijske oznake. Iz rokovnika predmeti se uzimaju na određeni dan i dostavljaju u rad internom dostavnom knjigom. Gdje se i na koji način moraju voditi uredske knjige? Koje vrste uredskih knjiga se koriste u uredskom radu? Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj Upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik, kao glavne knjige, vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva. Primljeni akt u predmetu označava se u prijamnom štambilju, a vlastiti akt u zaglavlju akta. Prvim primljenim ili vlastitim aktom nastaje i otvara se predmet, a upisani i označeni akt stavlja se u omot predmeta, na koji se nakon stavljanja prvog akta u omot, upisuje klasifikacijska oznaka predmeta i kratka naznaka sadržaja predmeta. Time nastaje predmet određene klasifikacijske oznake, koja se ne mijenja obavljanjem pojedinih pisanih radnji u tom predmetu. Svi akti koji se odnose na isti predmet, određene klasifikacijske oznake, ulažu se u isti omot i označavaju se urudžbenim brojem, kao brojčanom oznakom stvaratelja odnosno primatelja akta, godinom nastanka i rednim brojem svakog pojedinog akta u tom predmetu. Stvaratelj akta ili mjesto nastanka akta, vrijeme nastanka svakog pojedinog akta i redni broj akta u istom predmetu, kao sastavni dijelovi urudžbenog broja, mijenjaju se sa svakom pisanom radnjom u predmetu. Urudžbeni broj označavamo URBROJ. Ova grupa brojčanih oznaka sastoji se od pet brojeva koji su kosom crtom odvojeni od grupe brojeva koji označavaju klasifikaciju prema vremenu. Određuje se na osnovu sadržaja akta, koristeći pritom Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akta. Klasifikacija prema sadržaju ostaje uvijek ista. Označava se s posljednja dva broja godine u kojoj je neki predmet otvoren. Ovaj broj ostaje konstantan i on nam daje informaciju u kojoj u kojoj godini je predmet nastao. Primjer: Dio klasifikacijske oznake za predmet koji je nastao u 2005. Broj dosjea označava pripadnost skupine predmeta istoj materiji ili istoj fizičkoj ili pravnoj osobi, a označava se s dva ili više brojeva, od 01 pa 30 nadalje. Broj dosje određuje se Planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata, uz pojedinu kalsifikaciju prema sadržaju. Na ovaj način, svi predmeti istog sadržaja, mogu se stavljati u isti dosje i označavati sa 01, ako je manji broj predmeta u kalendarskoj godini unutar klasifikacijske oznake prema sadržaju npr. Međutim, ako je broj predmeta tog sadržaja veći , može se otvoriti poseban dosje za predmete unutar djelatnosti radni odnosi primjerice, za zasnivanje radnog odnosa na neodređeno vrijeme, prema vrstama stručne spreme i to dosje 01 za prvu vrstu VSS , 02 za drugu vrstu VŠSS , 03 za treču vrstu SSS itd. Isto tako, može se otvoriti više dosjea za pojedine vrste komunalnih djelatnosti — 363-02 ili pojedinih vrsta radnji, odnosno vrsta obveznika komunalne naknade 363-03 i slično. No, ako nije predviđeno više dosjea za isti sadržaj predmeta, tada se svi predmeti stavljaju u isti dosje, koji se u klasifikacijskoj brojčanoj oznaci predmeta označava kao 01. Redni broj predmeta određuje se prema redosljedu upisanih predmeta iste klasifikacijske oznake sadržaja predmeta i istog dosjea u trenutku njegovog nastanka, odnosno upisa u glavnu knjigu, u istoj kalendarskoj godini, a označava se rednim brojem od 1 na dalje. Mjesto nastanka akta sastoji se od brojčane oznake stvaratelja odnosno primatelja akta, određene planom sukladno članku 5. Pravilnika o klasifikacijskim i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata. Struktura brojčane oznake mjesta nastanka vlastitog akta sastoji se od brojčane oznake jedinice, brojčane oznake tijela upravnog ili 31 predstavničkog i izvršnog , brojčane oznake referenta službene osobe unutar tog tijela i ustrojstvene jedinice koja je stvaratelkj tog akta. Brojčane oznake županija, gradova i općina i brojčane oznake pravnih osoba s javnim ovlastima određene su rješenjem župana na području svake županije u RH. Brojčane oznake upravnih i drugih tijela tih jedinica, određuju se rješenjem župana, gradonačelnika, odnosno općinskog načelnika, a brojčane oznake unutarnjih ustrojbenih jedinica upravnih tijela jedinice i brojčane oznake referenta službenika , kao stvaratelja i primatelja akta, planom klasifikacijskih i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akta, prema redosljedu upravnih tijela, odnosno ustrojbenih jedinica,utvrđenih odlukom o ustrojstvu upravnih tijela i pravilnikom o unutarnjem redu. Brojčane oznake tijela jedinice lokalne i područne regionalne samouprave i ustrojstvenih jedinica unutar tih tijela, određuje se dvoznamenkastim brojevima od 01 na dalje. Ako u upravnom tijelu ima više oblika ustrojstvenih jedinica odsjeci, odjeli ili slično uz brojčane oznake upravnih tijela, određuju se brojčane oznake svih ustrojstvenih jedinica, opet prema redosljedu utvrđenom odlukom o ustrojstvu upravnih tijela i pravilniku o unutrašnjem redu upravnih tijela svake jedinice od 01 na dalje. Primjer: 04-01 — označava upravni odjel za gospodarstvo 04 i odsjek za komunalno gospodarstvo 01 ili o4-02 — označava upravni odjel za gospodarstvo 04 , odsjek za poljoprivredu 02 i slično. Istim redosljedom unutar upravnih tijela i ustrojstvenih jedinica, određuju se brojčane oznake pročelnika upravnih tijela 01 i službenika od 1 pa nadalje, prema radnim mjestima utvrđenim pravilnikom o unutarnjem redu, na koja su raspoređeni. Brojčane oznake pročelnika upravnog tijela, odnosno službenika, označava se uz pripadajuću brojčanu oznaku upravnog tijela u koju je referent raspoređen, tako da se broj upravnog tijela i brojčana oznaka pročelnika upravnog tijela, odnosno broj pripadajuće ustrojstvene jedinice i broj službenika, odvajaju kosom crtom. Pravilnika o jedinstvenim oznakama… određuje središnje tijelo državne uprave nadležno za opću upravu. Brijčane oznake ustrojsvenih jedinica središnjih državnih tijela i brojčane oznake čelnika tijela i službi u tim tijelima prema uredbi o ustrojstvu i pravilniku o unutarnjem redu, određuje se planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata, koji donosi čelnik tijela ili po njegovoj ovlasti čelnik ustrojstvene jedinice u kojoj se obavljaju poslovi uredskog poslovanja. Godina nastajanja akta označava se s poslijednje dvije znamenke godine u kojoj je svaki pojedini akt kao pisana radnja nastao unutar predmeta, bilo da je primljen ili je nastao kao vlastiti akt tijela. Redni broj akta označava redosljed akta vlastitih i primljenih , kao pisanih radnji unutar istog predmeta upisanih u urudžbenom zapisniku ili upisniku predmeta upravnog postupka, odnosno odgovarajućoj bazi podataka ako se uredsko poslovanje vodi informatičkim sredstvima. Objasnite značenje i strukturu klasifikacijske oznake? Objasnite značenje urudžbenog broj te njegove sastavne djelove? Tko može i mora isticati klasifikacijsku oznaku i urudžbeni broj? Upisivanje akata u evidenciju Prijemni, razvrstani i rspoređeni akti upisuju se u propisane glavne i pomoćne uredske knjige istog dana kada su i zaprimljeni. Akti se u glavne i pomoćne knjige upisuju prema sustavu jedinstvenih klasifikacijskih oznaka i urudžbenog broja određenih planova svakog tijela. UPISNIK PREDMETA PRVOSTUPANJSKOG UPRAVNOG POSTUPKA Klasifi- kacijska oznaka Urudžbeni Broj Datum primitka zahtijeva Ime i prezime odnosno naziv i mjesto podnositelja zahtijeva Kratki sadržaj zahtijeva 1 2 3 4 5 Strana…. UPISNIK PREDMETA DRUGOSTUPANJSKOG UPRAVNOG POSTUPKA Klasifikacijska Oznaka Urudžbeni Broj Datum primitka Žalbe Ime i prezime odnosno naziv i mjesto žalitelja Naziv tijela koje je donijelo ili nije donijlo prvostup. U urudžbenom zapisniku u gornjem lijevom uglu upisuje se odgovarajući dio klasifikacijske oznake u pravilu do broja dosijea. Međutim, ako se očekuje manji priliv predmeta u određenoj glavnoj grupi, grupi i podgrupi ili djelatnosti unutar podgrupe, upisati će se samo dio klasifikacijske oznake prema sadržaju primjer: 112-02 — radni odnos na određeno vrijeme. Ako se u nekom predmetu očekuje veći broj akata podbrojeva unutar istog predmeta u gornji lijevi ugao upisuje se cijela klasifikacijska oznakas uključujući i redni broj predmeta, pa se u rubliku 1 ne upisuje ništa, a urudžbeni brojevi akata unutar predmeta, upisuju se u nizu jedan iza drugoga, kako slijede pojedine pismene radnje, odnoso akti u predmetu. Ovakav način vođenja urudžbenog zapisnika može se koristiti u predmetima iz upravnog podrućja financija grupe računa za režijske troškove , statistike prikupljanje statističkih podataka po djelatnostima ili vrstama propisanih statističkih izvješćaja i sl. URUDŽBENI ZAPISNIK Klasifi- kacijska oznaka Predmet Urudžben i broj Datum Primitka Datum nastanka akta Organi- zacijska jedinica Razvođenje Datum Oznaka 36 1 2 3 4 5 6 7 8 Prijenos Prijenos c Upisivanje akata u pomoćne knjige obavlja se prema sadržaju i vrstama tih knjiga, radi obavljanja propisanih radnji u uredskom poslovanju, kao što su prijem pošte, dostava u rad, otprema, čuvanje u rokovniku, brzo pretraživanje predmeta u registru i sl. U urudžbeni zapisnik i internu dostavnu knjigu ne upisuju se akti koji ne predstavljaju službenu pisanu komunikaciju 5. Omot predmeta košuljica Kad se u odgovarajuću glavnu knjigu upiše prvi akt kojim se osniva predmet, akt se stavlja u poseban omot košuljicu , u koji se kasnije ulažu i ostali akti istog predmeta. Omot predmeta vodi se na propisanim formularima, tiskanicama veličine 230x310 mm. Omot predmeta upravnog postupka uočljivo se razlikuje od predmeta neupravnog postupka S lijeve strane pri vrhu omota ispisuje se naziv tijela, odnosno unutarnje ustrojbene jedinice kojoj se akt dostavlja na rješavanje, prema jedinstvenom planu klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata, godina primitka te urudžbeni broj akta. U omotu se akti slažu prema datumu njihova prijema, tako da se odozgo nalazi akt koji je primljen pod najnovijim datumom. Povezivanje združivanje predmeta ili dosjea Ako se predmet ili dosje vodi pod dvije klasifikacijske oznake, te ako se više predmeta s posebnim klasifikacijskim oznakama rješava jednim 40 zajedničkim aktom, povezivanje tih predmeta izvršiti će se na način da se povežu te klasifikacijske oznake. Povezivanje klasifikacijskih oznaka u urudžbenom zapisniku, obavlja se na način da se uz prije upisani predmet i dosje upisuje klasifikacijska oznaka i stranica poslije upisanog predmeta ili dosje. Međutim, u praksi ima predmeta koji nastanu kao neupravni predmeti zapisnik o inspekcijskom nadzoru s prijedlogom mjera, predstavka o nezakonitom rješenju s prijedlogom za ukidanje po pravu nadzora , a tijekom postupka, sukladno posebnom zakonu, predmet postane upravni predmet rješenje o poduzimanju mjera protiv nadzornog tijela ili ukidanje rješenja po pravu nadzora. Ti predmeti otvaraju se nao neupravni jer je unaprijed neizvjesno hočeli stranka, na temelju obavljenog inspekcijskog nadzora, postupiti po zapisniku i naloženim mjerama, odnosno hočeli predstavka biti, prema ocjeni inspekcije, osnovana za postupanje i na temelju postupanja biti osnova za poništenje rješenja. Ako predmeti budu dovršeni na način da nadzirano tijelo po naloženim mjerama, odnosno ako u provedenom postupku nema mjesta za ukidanje rješenja po pravu nadzora, predmeti su i dovršeni kao neupravni predmeti. Ako, ipak slijedom postupka dođe do donošenja akta o poduzimanju mjera rješenje o zabrani donošenja rješenja u upravnom postupku službeniku koji ni u ostavljenom roku nije položio državni stručni ispit, nakon što je zapisnikom upravne inspekcije naložena mjera i utvrđeni rok u kojem je bio dužan položiti ga ili poništavanje rješenja po pravu nadzora, otvara se novi predmet, predmet upravnog postupka. Iako se radi o istoj upravnoj stvari ti se predmeti ne mogu povezati na opisani način predmeti se mogu povezati samo u istoj vrsti postupka i upisivati u istu vrstu glavne knjige. Zbog toga se za rješenje o poduzimanju mjera ili rješenje o ukidanju rješenja po pravu nadzora otvara novi predmet upravnog postupka, a kao veza s predmetima iz neupravnog postupka, ulažu se preslike neupravnih akata iz kojih je vidljiv slijed neupravnog u upravni postupak 7. Zaključivanje uredskih knjiga i kontrola rješavanja predmeta Na kraju godine svesci urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka uvezuju se u jednu ili više knjiga s tim da 41 jedna knjiga, u pravilu, ima najviše 200 araka. Uz ove sveske povezuju se popisi akata kao njihovi sastavni dijelovi, a također i ovjereni primjerak plana arhivskih znakova za tu godinu. Na prednjoj strani korica knjige ispisuje se krupnim slovima naziv organa uprave ili organizacije, a ako se u organu uprave ili organizacije vodi više urudžbenih zapisnika ili upisnika predmeta upravnog postupka i naziv unutarnje organizacijske jedinice koja vodi poseban urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka. Ispod naziva stavlja se oznaka godine te prvi i posljednji broj. Ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata, iz mikrofilmskih rola formira se mikroprojacket urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka. Kontrola rješavanja predmeta za proteklu godinu redovito se obavlja početkom siječnja tekuće godine, kad su razvedeni arhiviraju se svi rješeni predmeti iz prethodne godine te izlistaju popisi ukupno rješenih i nerješenih predmeta po referentima 8. Dostava akata u rad Nakon upisivanja akata u glavne uredske knjige urudžbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka svi akti se dostavljaju istog dana u rad unutarnjim ustrojbenim jedinicama. Dostavljanje akata u rad obavlja se in ternom dostavnom knjigom. Ovlaštena službena osoba ustrojbene jedinice raspoređuje akte na pojedine referente. Primanje akata u rad službene osobe referenti potvrđuju potpisom i oznakom datuma primitka, 9. Otpremanje akta Svi akti preuzeti tijekom dana na otpremu, moraju biti otpremljeni tog istog dana. Akti primljeni poslije zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremiti će se idućeg radnog dana. Na primjerku akta koji ostaje u arhivi stavlja se u otisak daktilografskog štambilja datum otpreme i potpis radnika koji obavlja otpremanje akta. Ukoliko se neki od tih akata šalje preporučeno, u tu omotnicu preporučenu stavljaju se i ostali akti koji bi se inače otpremali kao obična pošiljka. Omotnica u kojoj se otpremaju službeni akti ima svoj specifični način upisivanja teksta. Najprije, u gornjem lijevom kutu prednje strane upisuje se točan naziv i adresa pošiljaoca, kao i oznaka svih osnovnih brojeva akata koji se nalaze u omotnici. Naziv primaoca pošiljke treba ispisati čitko i 42 velikim štampanim slovima, te se ispod toga stavlja ulica i kućni broj ili broj poštanskog pretinca, odredišna pošta i poštanski broj. Svi dokumenti, neponištene taksene marke i druge vrijednosnice, povjerljiva i strogo povjerljiva pošta, otpremaju se preporučeno, ili u zatvorenim omotnicama ako se dostavljanje ne vrši preko poštanske službe nego preko dostavljača. Ukoliko se u omotnici nalazi povjerljiva ili strogo povjerljiva pošta treba omotnicu zapečatiti ili na koji drugi pogodan način osigurati. Razvođenje akata Poslije izvršenog otpremanja, akti se razvode u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka, i to prema uputama dobivenim od referenta koji je radio na predmetu uputa za pisarnicu. Sve ovo što je rečeno za predmete neupravnog postupka analogno se primjenjuje i na razvođenje predmeta upravnog postupka, dakako u odgovarajućim rubrikama upisnika predmeta upravnog postupka. Arhiviranje i čuvanje akata Svi riješeni predmeti stavljaju se u arhivu i čuvaju. Unutarnje organizacione jedinice ili organizacije, koji vode posebne urudžbene zapisnike odnosno upisnike predmeta upravnog postupka, mogu držati svoje predmete u svojoj pisarnici najduže dvije godine, poslije kojeg roka predaju te predmete zajedno s odgovarajućim urudžbenim zapisnicima 43 odnosno upisnicima predmeta upravnog postupka i drugim pomoćnim knjigama na daljnje čuvanje arhivi pisarnice organa uprave i organizacije. U izvornom obliku na papiru čuvaju se samo oni dokumenti za koje je to utvrđeno propisima o izlučivanju arhivske građe. Postupak prije stavljanja u arhivu Prije stavljanja u arhivu treba u svakom predmetu kronološkim redom složiti brojeve i priloge i tom prilikom provjeriti jeli predmet dovršen, dali se u predmetu nalaze neki prilozi ili dokumenti koji bi trebali biti vraćeni strankama, dali su uz njih greškom pripojeni neki drugi predmeti odnosno njihovi pojedini akti ili prilozi itd. Arhiviranje predmeta Radnici unutrašnjih organizacionih jedinica organa uprave ili organizacija dužni su dovršene predmete odmah vratiti u pisarnicu, ako nije drugačije određeno čl. Uredbe Dovršeni predmeti odlažu se u arhivu prema klasifikacijskim oznakama. Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata za pojedini organ uprave odnosno organizaciju utvrđuje rukovoditelj organa uprave odnosno organizacije na osnovu Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata. Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi Za svaku klasifikacijsku oznaku treba predvidjeti u arhivi, u pravilu, poseban fascikl u kojem će se predmeti slagati po broju predmeta unutar dosjea. U arhivi se posebno odlažu predmeti neupravnog, a posebno predmeti upravnog postupka. Na svaki fascikl se stavlja naziv organa uprave ili organizacije i klasifikacijska oznaka. Dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici odnosno upisnici predmeta upravnog postupka i druge evidencije kao i ostali materijali organa uprave ili organizacije, moraju se čuvati u sređenom stanju do predaje nadležnom arhivu ili do uništenja. Rukovanje predmetima stavljenim u arhivu Predmetima stavljenim u arhivu rukuje određeni radnik pisarnice. Ako predmet stavljen u arhivu treba priključiti aktima primljenim poslije njegova arhiviranja, predmet će se izdati bez potvrde. Potvrda mora sadržavati: klasifikacijsku oznaku predmeta, urudžbeni broj, datum uzimanja predmeta, rok vračanja predmeta i potpis referenta koji preuzima predmet uz oznaku unutarnje organizacijske jedinice u kojoj radi. Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati osobama izvan organa uprave ili organizacije samo uz pisano odobrenje nadležnog rukovoditelja. Arhivska knjiga Pisarnice organa uprave i organizacija dužne su voditi arhivsku knjigu obrazac br. Arhivska se knjiga krajem godine zaključuje, i redni brojevi se produžavaju bez obzira kada se vrši upis, tj. Na primjer, ako upisnik predmeta upravnog postupka ima 3 knjige upisuje se brojka 3; a ako akt predmeta upravnog postupka ima 36 fascikla, upisuje se brojka 36 itd. Objasnite postupak upisivanja akata u evidencije. Što je to omot predmeta? Objasnite pojam povezivanja združivanje predmeta. Objasnite postupak razvođenja akata. Objasnite postupak Arhiviranja i nčuvanje akata? UREDSKO POSLOVANJE SUDSKIH TIJELA 45 1. Uvod Sudska pisarnica je unutarnja ustojena jedinica u sustavu sudbenog tijela u kojoj se obavljaju uredski poslovi, a u sudovima s većim opsegom poslova može se organizirati u više ustrojstvenih jednica, npr. Radom sudske pisarnice upravlja upravitelj sudske pisarnice koji vodi brigu za pravodobno i uredno obavljanje uredskih poslova, poslova prijepisa, rasporeda daktilografa. Ako sudska pisarnica ima više ustrojstvenih jedinica, radom pojedinih jedinica upravlja voditelj pod nadzorom upravitelja sudske pisarne. U sudskoj pisarnici obavljaju se ovi poslovi: 1. Što je sudska pisarnica? Tko upravlja sudskom pisarnicom, a to ustrojstvenom jedinicom? Koji poslovi se obavljaju u sudskoj pisarnici? Primanje podnesaka i drugih spisa Neposredna predaja a. Ako sud nije mjerodavan za primanje podneska, službenik će upozoriti na to podnositelja i uputiti ga mjerodavnom tijelu. Ako podnositelj i nakon toga traži da se njegov podnesak primi, službenik će primiti takav podesak pa će ispod štambilja o primitku staviti bilješku o obavljenom upozorenju. Takav se 46 podnesak upisuje u odgovarajući upisnik za razne predmete i nakon toga dostavlja mjerodavnom tijelu, c. Stranku koja želi dati usmenu izjavu, koja se daje podneskom, na zapisnik, službenik pisarnice uputiti će za to određenom sucu, sudskom savjetniku ili drugom službeniku suda, ako se prema odredbama postupka takva izjava može dati na zapisnik kod suda. Ako sud nije mjerodavan da na zapisnik primi usmeno propćenje koje stranka želi dati, službenik će na to upozorioti stranku i uputiti je mjerodavnom tijelu. Prilikom neposrednog primitka podneska službenik pisarnice upozoriti će podnositelja na neurednost podneska nedovoljan broj primjeraka, priloga i prijepisa za sud i stranke, nedostatak adrese stranaka i drugih osova, nedovoljno plaćena pristojba itd. Ako podnositelj ne otkloni odmah uočene nedostatke, primiti će se i takav neuredan ili nepotpun podnesak. Ispod bilješke o primitku olovkom u boji službenik će staviti napomenu o kakvom je nedostatku riječ, kao i bilješku o obavljenom upozorenju. Tko prima sudske podneske? Kako se postupa s podneskom kad sud nije mjerodavan za postupanje po istom? Moželi stranka usmeno dati podnesak — ako može, na koji način? Što je neuredan podnesak? Preuzimanje pošiljaka na pošti Poštanske pošiljke preuzima za sud, prema posebnim propisima, za to određena službena osoba. Službenik određen za preuzimanje pošte ne smije pruzeti preporučene pošiljke i one na kojima je označena vrijednost, ako je omot takvih pošiljki oštećen. U takvim slučajevima tražiti će od mjerodavnog tijela poštanske službe da se stanje sadržaj pošiljke utvrdi komisijski, pa će nakon toga preuzeti pošiljku zajedno sa zapisnikom. Službenik koji otvara pošiljke neće otvoriti povjerljive i strogo povjerljive pošiljke kao i pošiljke upućene osobno predsjedniku suda ili na njegove ruke ili na ruke suca pojedica. Takve pošiljke predaju neotvorene. Prije predaje službenik će na omotnicu staviti bilješku o primitku. Omotnica se otvara tako da se ne oštete poštanski pečati i žigovi. Svakom podnesku uvjek se prilaže omotnica u kojoj je podnesak stgao. Prilikom otvaranja omotnice treba pripaziti: - da se podnesci ne oštete, - da se prilozi raznih pisama ne pomješaju, - da neki podnesak ili nalog ne ostane u omotnici i sl. Službenik pisarnice prilikom otvaranja pošiljke mora paziti: - postojili sumnja o neovlaštenom ili zlonamjernom otvaranju pošiljke, - da u omotnici nedostaje podnesak označen na njoj, - jesuli primljeni samo prilozi bez popratnog dopisa i sl. Tko može preuzimati poštanske pošiljke? Kako se postupa s oštečenim pošiljkama? Na što treba pripaziti porilikom otvaranja omotnice? Bilješka o primitku Na primjerak podneska određenog za sud stavlja se bilješka o primitku, u pravilu na prvoj stranici u sredini gornjeg dijela lista. Bilješka o primitku sadržava naziv i mjesto suda, dan, mjesec i godinu primitka te podatke o načinu primitka, broju primjeraka i priloga, jeli i kako na podnesak plaćena pristojba, jeli stiglo poštom otvoren uz pošiljku i slično. Bilješka o primitku stavlja se i na sve pošiljke i dostavnice koje su vraćene sudu zbog neobavljenog uručenja pošiljke adresatu. Bilješku potpisuje službenik koji je primio podnesak 48 Na ostale primjerke podneska staviti će se skraćena bilješka, koja sadržava samo naziv i mjesto suda, te dan, mjesec i godina primitka. Službenik koji je primio podnesak ili drugi dopis dužan je na zahtijev podnositelja izdati potvrdu o primitku: - stavljanjem otiska prijemnog štambilja na kopiju podneska, - potpisom i pečatom suda u predajnoj knjizi donositelja, - izdavanjem potvrde o primljenom podnesku - potpisom i pečatom na priloženoj dostavnici. Što sadržava bilješka o primitku podneska? Gdje se sve stavlja bilješka o primitku? Upisnici i pomoćne knjige Opće odredbe o vođenju upisnika Sudovi moraju voditi upisnike i pomoćne knjige propisane Sudskim poslovnikom. Upisnici služe za upisivanje podnesaka kojima se osniva sudski spis za određeni predmet i za upisivanje tijeka postupka i pojedinih postupkovnih i upravnih radnji obavljenih u određenom predmeu. Upisnici se vode odvojeno za pojedine vrste predmeta prema granama sudovanja. Upisnici se sastoje od potrebnog broja araka propisanih tiskanica koji su uvezani u knjige s tvrdim koricama. Podnesak stigao poštom otvoren — s oštećenom omotnicom. Primljene vrijednosti novac, državni biljezi i sl. Upisnik se vodi za svaku godinu posebno. Prije upisa primljeni podnesci se moraju razvrstati prema vrsti upisnika u koji ih treba upisati. U odgovarajući upisnik upisuje se prvi podnesak kojim se pokreće postupak ili traži obavljanje neke druge radnje pred sudom. Podnesci koji se odnose na već upisane predmete kojima se izjavljuje pravni lijek žalba, revizija, prigovor i sl. Ostali podnesci ulažu se u odgovarajući spis bez posebnog unošenja u upisnik, s tim da se upisuje u popis podnesaka spisa na koji se odnosi. Svaki predmet vodi se u odgovarajućem upisniku pod istim rednim brojem do dovršenja postupka u prvom stupnju, bez obzira na dužinu trajanja postupka, a najdulje za vrijeme od dvije kalendarske godine. Prijenos broja predmeta Ako u upisniku kod prijašnjeg predmeta nema dovoljno prostora za upisivanje daljnjih podnesaka koji se odnose na isti predmet, nastaviti će se upisivati u prvom slobodnom vodoravnom redu koji slijedi iza zadnjeg ispunjenog rednog broja tog upisnika. Da bismo povezali predmet, olovkom u crvenoj boji napisati ćemo redni broj predmeta iza kojeg slijedi nastavljeni upis, npr. Nakon izvršenog upisa u upisnik upisujemo nove predmete primljene poslije pod slijdećim rednim brojem prkinutog niza upisivanja, npr. Prijenos starih predmeta Ako postupak o jednom predmetu traje duže od dvije godine, prenose se u trećoj kalendarskoj godini zajedno sa svim potrebnim upisima i prijašnjim oznakama u upisnik za istu godinu i upisuju prije novih predmeta. Prijenos se obavlja prema vremenskom redosljedu primitka tako da se najprije upisuju ranije primljeni predmeti, a kao datum primitka označuje se datum primitka prvog podneska, odnosno osnutka spisa npr. Nakon izvršenog prijenosa u upisnik iz kojeg se izvršio prijenos stavlja se bilješka o prijenosu u novi upisnik, a redni broj tog predmeta zaokružuje se olovkom u boji. Pogrešno obavljen upis u pojedinim odlomcima upisnika ispravlja se tako da se povuće tanka vodoravna crta preko pogrešno obavljenog upisa kako bi precrtani dio ostao vidljiv i iznad toga se obavi točan upis. Ako je neki predmet pogrešno upisan u upisnik, precrtati će se cijeli upis olovkom u crvenoj boji, kosom crtom od lijevog donjeg prema gornjem kutu. Zaključavanje upisnika Upisnici se zaključaju na kraju svake godine tako da se iza poslijednjeg upisanog rednog broja stavlja bilješka koja sadržava: - dan, mjesev i godinu zaključenja, - redni broj posljednjeg upisa u upisnik, - broj i oznaku poništenja spisa, - broj rješenih predmeta, - broj i točan popis predmeta koji su na kraju godine ostali nerješeni. Gdje se upisuju podnesci kojima se osniva sudski spis? Kako se vode upisnici? Što je prijenos broja i kako se on obavlja? Kako i kada se obavlja prijenos starih predmeta? Na koji način se obavlja ispravljanje pogrešnih upisa u upisnicima? Kako se zaključuje upisnik? Pomočne knjige Pomočne knjige služe za upisivanje podataka na osnovu kojih se mogu brže i lakše pronaći pojedini spisi, kao i za upisivanje podataka koji se ne upisuju u upisnicima. Imenici se vode prema nazivu pravne osobe ili prezimena i imena fizičke osobe na koju se postupak odnosi ili o čijem se interesu radi. Ako se u jednom poredmetu postupak odnosi na više osoba, svaka će se osoba upisati posebno pod odgovarajuče slovo u isti, odnosno odgovarajući imenik. Osim imenika sudovi vode i ostale pomoćne knjige propisane Sudskim pravilnikom. U svim sudovima za uredsko-tehnički rad vode se, uz ostale, ove pomočne knige: - primopredajna knjiga za unutarnju dostavu, - dostavna knjiga za poštu, '-dostavna knjiga za mjesto, - popis izdanih spisa iz arhive itd. Čemu služe pomoćne knjige? Kako se vode pomoćne knjige, 3. Navedi neke pomoćne knjige koje se vode u sudovima? Omot spisa i popisi spisa Podnesak kojim se osniva novi spis, nakon upisa u odgovarajući upisnik, stavlja se u omot spisa i upisuje u popis podnesaka koji je tiskan na unutarnjoj strani omota spisa. Omot spisa izrađuje se u tri boje: - žuti za spis u kaznenom predmetu, - zeleni za spis u parničnom postupku, - bijeli za ostale spise. Kako se ulaže podnesak kojim se osniva spis? U kojim bojam se izrađuje omot spisa? Otprema i dostava sudskih pošiljaka Pozivi, odluke i drugi otpravci namijenjeni strankama i drugim osobama dostavljaju se prema propisima o o sudskim postupcima na način određen dostavnom naredbom. Otpremu obavlja službenik koji nije radio na prepisivanju i izradi otpravaka. Pripremljeni otpravci predaju se službeniku određenom za otpremanje pošiljki koji će sve pošiljke upisati u odgovarajuče knjige za otpremu i dostavljanje te obaviti njihovo otpremanje preko dostavne knjige za poštu odnosno dostavne knjige za mjesto. Odluke, pozivi i drugo za što je potreban dokaz o primitku dostaviti će se strankama i drugim osobama uz dostavnicu ili će se staviti u omotnicu sa povratnicom. Odluke, pozivi i drugo što treba predati u vlastite ruke naslovniku, otpremiti će se uz dostavnicu odnosno omotnicu s povratnicom plave boje, a ostali dopisi uz dostavnicu, odnosno omotnicu s povratnicom bijele boje. Kad se dostavlja pozivi za raspravu i ročište ili odluke protiv kojih se može podnijeti pravni lijek, iznad teksta dostavnice, odnosno povratnice staviti će se datum iz popisa rokova. Ostale pošiljke kao i obične kratke obavijesti strankama, kad nije potreban dokaz o obavljenoj dostavi, mogu se otpremati običnom poštanskom dostavom. U koju omotnicu se stavlja odluka, poziv i sl. Pohrana i čuvanje spisa Spisi se ulažu u arhiv na osnovi dostavne naredbe o ulaganju u arhiv. Prije stavljanja u arhiv treba provjeriti jesuli obavljene sve potrebne radnje u svezi s dostavom, prikupljanje dostavnica i povratnica o obavljenoj dostavi, kao i radnje koje se odnose na izvršenje kazni, naplatu troškova postupka isplačenih i predujmljenih iz proračunskih sredstava ili naplatu sudskih pristojbi. Prije stavlja u arhiv iz spisa će se izdvojiti svi priloženi spisi i izvornici isprava koje treba vratiti strankama, a na njihovo mjesto, prema potrebi, uložiti ovjereni prijepis. Spisi u kojima je postupak pravomoćno dovršen u tekućoj i prethodnoj kalendarskoj godini čuvaju se u priručnom arhivu koji se nalazi u sastavu pisarne. Pojedini spisi slažu se u svežnjeve prema rednim brojevima oznake spisa, tj od broja 1 pa dalje. Za veći broj predmeta u istom upisniku može se, prema potrebi, osnovati veći broj svežnjeva, time da se s vanjske strane svežnja označi službeni broj spisa uloženih u taj svežanj. Na prednjoj strani omota svežnja stavlja se oznaka upisnika i godište iz kojih potječu odnosi spisi. Opći arhiv je zajednički za sve vrste spisa i drži se odvojen od sudsje pisarnice u posebnoj prostoriji. U uložene spise u općem arhivu ćuvaju se i odgovarajući upisnici i pomoćne knjige iz priašnjih godina. Čuvanje arhivske građe Spisi stavljeni u arhiv slažu se u odgovarajuće police, ormare i slično, tako da budu zaštičeni od vlage, pžara, prašine, gubitka i oštećenja. Spisi u općem arhivu čuvaju se u sudu do određenog roka, ako nije predviđeno da se trajno čuvaju ili predaju na čuvanje ovlaštenom arhivu. Nakon isteka propisanih rokova, a po odobrenju nadležnog arhiva i višeg tijela sudske uprave, spisi se izdvajaju iz općeg arhiva i izručuju arhivu, odnosno trgovačkom društvu za prikupljanje i preradu papirnatih otpadaka ili se uništavaju. Kakav je postupak prije stavljanja spisa u arhiv? Što je priručni arhiv i gdje se nalazi? Do kada se čuvaju spisi u arhivu? Uporaba pečata, žigova i štambilja Na otpravke odluka i na dopise koji se dostavljaju strankama, državnim tijelima, trgovačkim društvima ili drugim pravnim osobama te na potvrde sudska pisarnica stavlja okrugli pečat s otiskom u crnoj tinti, tamnoplavoj ili ljubičastoj boji. Sudski pečat istog sadržaja i jednakog oblika označiti će se arapskim brojem počev od broja 1. Za novčano poslovanje upotrebljavati će se pečat manjeg oblika s otiskom u crvenoj boji. Za pečaćenje voskom upotrebljavati će se žig izrađen od kovine. Pečati i žigovi izrađuju se, naručuju i uništavaju prema posebnim propisima. Za pojedine kratke bilješke, potpise oznake, naredbe i upute za rad u sudskoj pisarnici, a koji se često pojavljuju, mogu se upotrebljavati i štambilji. O svim pečatima, žigovima i štambiljima, vodi se popis pečata, žigova i štambilja u koji se unosi njihov naziv i podaci o tome kod koga se nalaze. Oglasna ploča Za objavljivanje sudskih odluka i priopćenja putem javnog oglašavanja, koja se obavljaju prema odredbama pojedinih sudskih postupaka, služi oglasna ploča koja se postavlja na vidnom mjestu u sudu. Osim sudske ploče trgovački sudovi imaju i posebnu stečajnu oglasnu ploču na kojoj objavljuju sve odluke u svezi sa stečajem. Upravitelj sudske pisarnice brine se za pravodobno i uredno stavljanje oglasnih primjeraka na oglasnu ploču i njihovu skidanju s nje kad im istekne rok. Na koje isprave se utiskuje ili otiskuje pečat? Kako se izrađuju, naručuju i uništavaju pečati? Koja je namjena oglasne ploče? Tko vodi brigu i na koji način o stavljanju i skidanju oglasnih primjeraka na oglasnu ploču? UREDSKO POSLOVANJE U POSLOVNOJ ORGANIZACIJI 1. Sustav evidentiranja i odlaganja dopisa Evidencija i kretanje pošte u poslovnoj organizaciji obavlja se u dva smjera: - ulazno, - izlazno. Završna faza uvjek je arhiva pismohrana , tj. Da bi se one negativne posljedice izbjegle, pristigla pošta se evidentira. Postupak evidentiranja Postupak evidentiranja pratiti ćemo kroz četire radnje: a otvaranje i pregled pošte, b otiskivanje prijamnog štambilja, c upisivanje u knjigu prijemne pošte, d rješavanje pošte. Otvaranje i pregled pošte Prijam pošte obavlja se, u pravilu, na određenom mjestu u poslovnoj organizaciji. Poslovne organizacije unutarnjom organizacijom ovlaste tj. Prva radnja pri pregledavanju pošte je otvaranje omotnica, pri čemu posebnu pozornost treba usmjeriti na sadržaj, tj. Prijemni štambilj Na svaki poslovni dopis stavlja se otisak prijamnog štambilja. Otisak se stavlja u gornji desni kut, a ako nema dovoljno mjesta stavlja se na pogodno mjesto na prvoj stranici dopisa, vodeći računa da tekst dopisa ostane čitljiv. Svaka poslovna organizacija izrađuje svoj prijamni štambilj koji se razlikuje od ostalih. Elementi prijemnog štambilja su: - datum prijema pošte, - broj pod kojim se dopis vodi u knjizi prijemne pošte i pod kojim se pohranjuje, - signo — oznaka pod kojom se razlikuju organizacijske jedinice u poslovnoj organizaciji. Razvrstavanje pošte 61 prema organizacijskim jedinicama naziva se signiranje pošte, - potpis — potpisuje se ovlašteni radnik koji je preuzeo poštu i koji njome manipulira. Upis u knjigu primljene pošte Dopisi pristigli u poslovnu organizaciju upisuju se u knjigu prijemne pošte i prate se do konačnog rješavanja i pohranjivanja. Knjiga prijemne pošte nije unificirana, tj. Sve više poslovnih organizacija evidentira prijem pošiljaka s pomoću računalnog programa. Knjiga prijemne pošte ima slijedeće elemente: - redni broj — upisuju se brojevi po redu za svaku tekuču godinu, - datum prijema — upisuje se datum, mjesec i godina prijema dopisa, - broj — upisuje se poslovni broj dopisa. To je broj uz nadjevak dopisa, - pošiljatelj — upisuje se tvrtka, odnosno ime i prezime pošiljatelja, - organizacijska jedinica — to je signo oznaka, - napomena — upisuje se ime osobe koja rješava dopis, a pri završenom rješavanju i pohranjvanju stavljamo oznaku a. Pošta uvedena u knjigu ili računalo dostavlja se ovlaštenom radniku na rješavanje. Pod rješavanjem pošte najčešeće se razumjeva korespondiranje odgovaranje. Što sve može biti odgovor odnoso rješavanje pošte, teško je predvidjeti, ali najčešći odgovori obrađeni su u poglavlju zaključivanje i realizacija prodajnog posla. Računala su u mnogim poslovnim organizacijama zamjenila negdašnje knjge izlazne pošte. Pri oblikovanju dopisa, potrebno je posebnu pozornost obratiti na broj dopisa, potpis i čečat. Broj dopisa to je poslovni broj pod kojim se dopis vodi u knjizi izlaznih dopisa i pod kojim je njegova kopija pohranjena u arhivu ili se nalazi na drugom mjestu, što je navedeno u bilješci pod tim brojem. To može biti slovo I I kao izlazno, U kao ulazno ili broj, npr. Potpisi to je ime i prezime ispisano ručno na uobičajan način kako se potpisuje potpisnik. Pečat — otisak pečata stavlja se lijevo od potpisa, i to u sredini dopisa. To nam omogućuje i neograničeni broj primjeraka i mogućnost pohranjvanja u računalu ili nekom drugom podatkovnom mediju. Otprema preko pošte ili drugih tvrtki sa sličnom djelatnošću još se najčešće upotrebljava, posebno u korespodenciji s fizičkim osobama, iako ih faks i elektronička pošta sve više zamjenjuju. Arhiva pismohrana Svrha pravilno organizirane arhive je prikladno čuvanje i kolanje dokumenata te mogućnost njihova brzog nalaženja radi ponovne upotrebe. Navedi radnje u postupku evidentiranja primljene pošte? Koji su elementi prijemnog štambilja? Opiši postupak upisivanja u knjigu primljene pošte? Opiši postupak izlaznog kretanja pošte? Što je pismohrana IX. Pojam Taksa predstavlja propisima utvrđenu pristojbu koja se naplaćuje od fizičkih i pravnih osoba za određene spise i radnje kod upravnih organa. Ova naknadu u obliku takse ima neke elemente protuvrijednosti za rad obavljen povodom zahtijeva stranke. No, ne bi se moglo decidirano tvrditi da to predstavlja zapravo cijenu koja se plaća za rad organa. Naime, bjelodano je da organi ne mogu ni približno pokriti sve troškove svog funkcioniranja od prihoda s naslova takse, pa kao što je opće poznato postoje drugi modaliteti putem kojih oni osiguravaju svoju normalnu djelatnost u kojima opet građani participiraju , a to su buđeti-proračuni. Vrste taksi Takse pristojbe za rad tijela uprave i drugih državnih tijela te pravnih osoba koje na osnovi zakona imaju javne olasti dijelimo na: - administrativne takse — koje se plaćaju kod poslova u svezi s vrijednosnim papirima, 65 - upravne takse — koje se plaćaju za spise i radnje pred tijelima državne uprave, upravnim tijelima jedinice lokalne, samuprave i uprave te pravnim osobama koji na osnovu zakona imaju javne ovlasti, - sudske takse — koje se plaćaju u postupcima pred sudovima, - javnobilježničke takse — koje se plaćaju za rad javnog bilježnika 3. Naplaćivanje takse Taksa se plaća po taksenoj tarifi koja važi za rad organa koji rješava po zahtjevu stranke, bez obzira kojem je organu podnesen zahtjev. Taksa se plaća u administrativnim odnosno sudskim taksenim markama. Takseni obveznik i taksena obveza, plaćanje takse Takseni obveznik je fizička osoba bilo fizička ili pravna na zahtjev koje se pokreće postupak odnosno obavljaju radnje predviđene u taksenoj tarifi. Ako pak za isti spis ili radnju postoje dva ili više taksenih obveznika, njihova je obveza solidarna, to će reći da se taksa u cijelosti može naplatiti od bilo kojeg od njih. Kad više osoba podnosi zajednički zahtjev, plaća se jedna taksa, ako je taj zahtjev u nedjeljivom interesu svih podnositelja. Ako svaki podnositelj zahtjeva ima poseban interes za donošenje upravnog akta, taksu plaća svaki pojedini podnosilac zahtjeva. Taksena obveza jest dužnost plaćanja takse taksenog obveznika. Ukoliko taksenom tarifom nije drugačije propisano, taksena obveza nastaje: - za podnesak - u času kad se predaju, a za podneske dane u zapisnik, kad se zapisnik sastavlja, - za rješenja i druge isprave - u času podnošenja zahtjeva za njihovo izdavanje, - za upravne radnje - u času podnošenja zahtjeva za izvršenje tih radnji. U pravilu taksa se plaća u času nastanka taksene obveze, međutim u pojedinim slučajevima može biti i drugačije propisano. Ako je taksenom tarifom propisano da se taksa plaća prema vrijednosti predmeta, kao osnovica za odmjeravanje takse uzima se vrijednost označena u podnesku ili ispravi ili vrijednost utvrđena na način propisan u taksenoj tarifi. U rješenju i drugoj ispravi za koju se taksa plaća mora se naznačiti da je taksa plaćena, u kojem iznosu i po kojem tarifnom broju. Analogno tome u ispravama koje se izdaju bez takse mora se naznačiti u koju se svrhu izdaju i na temelju kojeg propisa su oslobođeni od takse. Postupak s netaksiranim ili nedovoljno taksiranim podnescima Netaksirani ili nedovoljno taksirani podnesci i drugi spisi ne smiju biti primljeni neposredno od stranke. Ako netaksirani ili nedovoljno taksirani podnesak stigne poštom, organ nadležan za odlučivanje o zahtjevu pozvat će taksenog obveznika pismenom opomenom da u roku od 10 dana od dana primitka opomene plati redovnu taksu, a isto tako i taksu za opomenu. Ako takseni obveznik uplati taksu u roku od 10 dana, smatra se da je podnesak od početka bio uredno biljegovan. Ako pak takseni obveznik tako ne postupi i ogluši se o opomeni, sam će snositi posljedice takvog svog ponašanja i smatrat će se da podnesak nije ni podnesen. Kad netaksirani ili nedovoljno taksirani podnesak stigne poštom iz inozemstva onda se taksenom obvezniku šalje opomena. Naime u tom slučaju naplata takse će se izvršiti prije uručenja zatraženog rješenja ili druge isprave, odnosno prije prve obavijesti taksenom obvezniku o izvršenju zatražene radnje. Načelo legaliteta kod naplate takse Administrativne takse mogu se naplaćivati isključivo za one spise i radnje i u onom iznosu koji je određen u taksenoj tarifi. Ovdje je isključeno bilo kakvo disponiranje službene osobe i tu nema nikakvih diskrecionih ovlaštenja. Taksa se dakle ne može zahtijevati i naplatiti ukoliko nije taksenom tarifom predviđena, a također ne može se naplatiti ni u većem iznosu od onog koji je u tarifi određen. Načelo legaliteta osigurava stranci i mogućnost i pravo povrat plaćene takse ukoliko ju nije bio dužan platiti, ili je taksu platila u iznosu većem od propisanog. Štoviše, stranka ima pravo na povrat takse ukoliko organ iz bilo kojih razloga nije izvršio radnju za koju je taksa plaćena, također joj ovo pravo pripada i s obzirom na taksu plaćenu za žalbu koju organ uvaži. Postupak za povrat takse pokreće se na zahtjev stranke. Rješenje o povratku takse donosi porezni organ na čijem je području sjedište odnosno prebivalište taksenog obveznika, a ako je taksa plaćena u gotovom novcu, rješenje o povratku takve takse donosi porezni organ na čijem području se nalazi sjedište organa za čiji je rad taksa bila naplaćena. Oslobađanje od plaćanja takse Obveza plaćanja takse je opća, a oslobađanje od njezina plaćanja iznimak je od tog pravila. Svako oslobađanje od plaćanje takse mora se temeljiti na zakonu. Oslobađanja od taksene obveze dijelimo u dvije osnovne skupine: 67 a osobna oslobađanja koja su vezana striktno uz određena osobna svojstva podnositelja. Dakle, dok oni imaju takva svojstva do tada su i oslobođena, ali čim izgube to svojstva, prestaju i oslobađanja po toj osnovi. Osobna oslobađanja mogu biti: - Neograničena oslobađanja — to su ona koja se odnose na sve taksene obveze i predmete, a osobe na koje se odnosi neograničeno takseno oslobađanje jesu Republika Hrvatska i tijela državne vlasti, te jedinice lokalne samouprave i uprave i njihova tijela. Građani slabog imovinskog stanja, uz obvezu dokazivanja takvog stanja, uživaju neograničeno takseno oslobađanje, - Ograničena oslobađanja — odnose se na određene osobe utvrđene zakonom za određene predmete, odnosno kod obavljanja svoje djelatnosti. Dakle, nije pitanje o kojoj se osobi u konkretnom slučaju radi, nego prije svega valja vidjeti o kakvom je predmetu riječ. Poništavanje taksenih maraka Poništavanje onih taksenih maraka koje se lijepe na podnesku vrši organ nadležan za prijem podneska, a u ostalim slučajevima organ koji donosi ili uručuje stranci rješenje ili drugu ispravu, odnosno koji vrši radnju za koju se plaća taksa. Poništavanje taksenih maraka vrši se pečatom organa ili na drugi odgovarajući način, na primjer uredskom zumbom, tj. Prisilna naplata i zastara prava na naplatu i povrat takse Od taksenog obveznika koji taksu ne plati u propisanom roku, taksa će se naplatiti prisilno. Prisilna naplata vrši se po propisima o prisilnoj naplati poreza od građana odnosno od pravnih osoba. Ako taksu treba naplatiti prisilno, organ koji vodi postupak o tome pismeno obavještava nadležni porezni organ. Pravo na naplatu takse zastarijeva za dvije godine nakon isteka one godine u kojoj je određenu taksu trebao platiti, a pravo na povrat takse zastarijeva također za dvije godine nakon isteka godine u kojoj je taksa naplaćena. Međutim, ovdje je ustanovljen objektivni rok od pet godina koji nastupa protekom ovog vremenskog perioda računajući od isteka godine u kojoj se taksa trebala platiti, i njegovim protekom u svakom slučaju nastupa zastara apsolutna. Taksena tarifa Taksena tarifa je sastavni dio zakona ili odluke kojom se propisuje plaćanje takse, a u kojem su sadržani iznosi novčanih jedinica za taksiranje pojedinog spisa ili radnje. Svaka taksena tarifa podijeljena je na tarifne brojeve. U tarifnim brojevima navode se tarifni predmeti za koje se ima platiti taksa i visina te takse. Uz tarifni broj mogu se nalaziti i pojedine napomene. Njihova je svrha da predstavljaju pojašnjenje uz odnosni tarifni broj kako bi se taksena tarifa mogla pravilno primjenjivati, a također upućuje i na drugi tarifni broj koji eventualno treba kumulativno primjenjivati u datoj situaciji. Tarifni brojevi mogu biti razvrstani u pojedine grupe, na primjer grupa — podnesci, uvjerenja, rješenja i sl. Što je to taksa? Koje vrste taksi imamo? Što znači načelo legaliteta? Koje vrste oslobađanja od plačanja taksi razlikujemo? Tkoje to takseni obveznik? Povjest dopisivanja komunikacija Koristeći se uobičajenim izrazima za povijesnu građu kao što su: - usmena predaja priče, bajke i legende , - materijalni spomenici sva arheološka građa koja je izvor spoznaje o kulturi i organizaciji života određenog područja kojem pripada , - pisani spomenici natpisi na nadgrobnim pločama, kućama i crkvama, zapisi i dokumenti , dolazimo i do spoznaje o razvoju komunikacije od početka do današnjih dana. Želeći svojim mislima dati trajnu formu koja bi se mogla očuvati i iskazati u nekom drugačijem komunikacijskom obliku od verbalne komunikacije usmene predaje — razgovora čovjek se počeo izražavati osobnim likovnim izrazima, tj. Prateći razvoj pisane komunikacije otkriveno je da prvi oblici «pisanja» nastaju primjenom tzv. Uobičajeno je da se povijest jednog naroda proučava od vremena pojave prvih pisanih spomenika jer vrijeme koje prethodi pisanim spomenicima nazivamo pretpovijest. U epohi kasnog neolita i metala na područjima velikih rijeka, gdje su se formirale i prve velike države, nalazimo i prva pismena. Pismenost se pojavila u Egiptu oko 3500 godina prije Krista. Egipčani su pisali uglavnom na papirusu. Papirusnu stabljiku su razrezivali po slojevima na trake koje su lijepili redajući jednu preko druge i tako stvarali svitke duge i do 40 m. Ispisivan papirus motali su u tube i vezivali vrpcem. Egipčani su na kamenoj podlozi pisali znakovima koji su imali oblike crteža, tj. Prvobitno je pismo podsječalo na crteže, a s vremenom crteži su se pretvorili u skupine crta poput klinova različite debljine. Koristili su se s više od 500 znakova koji su označavali stvari i pojmove. Vještina pisanja u povijesti javljala se slijedećim redoslijedom: - PIKTOGRAFSKO PISMO — nalazi se u obliku crteža na zidovima pečina, - IDEOGRAFSKO PISMO — pismo u slikama je razvijeniji oblik od piktografskog pisma, - SIMBOLIČNO PISMO — prelazno pismo od ideografskog do alfabetskog pisma, sastoji se od velikog broja znakova koji predstavljaju riječ, - ALFABETSKO PISMO — grčka i rimska slova koja poznajemo i danas, a u kojima znak ili više znakova predstavljaju glas. Grci su upotrebljavali drvene pločice presvučene voskom i po njima pisali metalnim pisaljkama stilusima. Rimljani su nastavili tradiciju grčkih voštanih pločica i često su dvije ili više pločica spajali na male «teke». U Pergamu, gradu u povijesti poznatom po knjižnici, razvila se proizvodnja podloga za pisanje od obrađene kože. Koristila se koža domaćih životinja koja se dobro ostrugala, sušila, trljala mljevenom kredom i glačala. Tako se dobio pergament. Pergament je bio pogodniji od papirusa i pločica jer se moglo brisati, ali bio je i preskup. Kada je čovjek započeo bilježiti slova i na predmetima koji se lako prenose, pojavilo se PISMO. Rimljanima možemo zahvaliti za nastanak do danas najčešćeg prijenosa komunikacije, a to je pošta. Stari Rim je razvio poštansku službu počinjući od glasnika pješaka do organizacije Cursus publicus za prijenos vijesti, robe i ljudi. Cursus publicus se organizirala do savršenstva, djeluje redovito i organizirana je hijerarhijski. Na čelu je vrhovnik sa sjedištem u Rimu, a u pokrajinama upravnici s organiziranom službom. Stoljeća počinje se zapadnom Europom širiti latinsko pismo. Germani su prvi preuzeli rimsko pismo i proširili ga za uporabu vladara i svečenstva. Za podlogu odabiru kamen te izvore za proučavanje njihove pismenosti nalazimo na nadgrobnim spomenicima i kamenim pločama. Nadalje, širenje pismenost i knjiga možemo pratiti u samostanima koji su bili rasadišta pisane riječi. Posredstvom Arapa, papir iz Kine, gdje je izumljen, stiže u Europu u XII, stoljeću. Zatvorena skupina ljudi organizira poštansku službu u srednjem vijeku, a tek prerastanjem katoličke crkve u veliku crkvenu 71 organizaciju i potreba komunikacije među samostanima, crkvama i biskupijama zahtijeva razvijeniju poštansku službu koju su održavali svećenici. Za razvoj prijenosa komunikacije zahvaljujemo i trgovačkim interesima, tj. Stoljeća tiskarstvo se razvijalo po cijeloj Europi, što je omogućilo i masovniju pismenost, te pisana komunikacija postaje najrašireniji oblik komuniciranja do danas. Početak pismenost u Hrvatskoj veže se uz pojavu slavonskog bogoslužja. Najstariji sačuvani jezični spomenici potječu s kraja X. Poznata Baščanska ploča pronađena je u Baškoj na Krku, a potječe iz vremena oko 1100. Predstavlja darovnicu kralja Tomislava samostanu sv. Pisana je glagoljicom, što dokazuje da je to pismo bilo u živoj upotrebi, a sačuvalo se u Senjskoj i Krčkoj biskupiji te Dalmaciji do suvremenih dana u crkvenom bogoslužju. Za vrijeme kralja Tomislava Hrvatska, koja se nalazila između Bizanta na istoku i Rima na zapadu, prihvaća latinicu. Latinsko pismo smatrano je pismom znanosti i trgovine. Prva knjiga štampana latinicom je «Lekcionarij Bernardina Splićanina», tiskana 1495. Prije toga, Hrvati u Dalmaciji pisali su glagolicom. Posebno mjesto treba posvetiti utemeljitelju I začetniku poslovne komunikacije BENKU KOTRULJIĆU 1400. Kotruljić je na vrlo razvijenoj trgovini Dubrovačke Republike utemeljio trgovinu na novčanim osnovama, nasuprot načelima naturalne razmjene. U svom djelu on opisuje savršenog trgovca i savjetuje poslovne ljude da se drže rokova isporuke, piše o sigurnosti prijevoza, davanju na veresiju I izgledima za dobit Procvat industrije i tehnologije donosi nam krajem XVIII. Pojava telefona u drugoj polovici XIX. Pojavom interneta otvoreno je novo poglavlje u komunikacijama. Uvodne napomene Nema područja društvenog života u kojem komunikacija nije važna. Komunikacija ima posebnu ulogu u stvaranju povoljnih ili nepovoljnih 72 dojmova što potiče naše buduće ponašanje. Komunikacija je razmjena informacija, ideja i osjećaja verbalnim i neverbalnim sredstvima prilagođena društvenom okruženju u tijeku komuniciranja. Pisana i govorna komunikacija. Kreiranje pisane poslovne komunikacije počinje određivanjem stila pisanja. Za operativno poslovanje najbolji je racionalni stil, dok stil promocije ima zadatak dobiti povratnu informaciju od poslovnog partnera s kojim komuniciramo. Kod govorne poslovne komunikacije treba voditi računa o specifičnostima u izravnoj komunikaciji. Osim određivanja svrhe, mogučih pitanja itd. Kad je riječ o telefonskim razgovorima treba također paziti na niz elemenata kao što su: veseli ton glasa, primjeren način pozdravljanja, jasno predstavljanje punim imenom i prezimenom sebe i organizacije, pripremljena pitanja I podaci, maksimalno trajanje razgovora do 5 minuta, ne prekidati poslovnu vezu telefonom, uzvratiti poziv, dati točnu informaciju. Svaka kvalitetna poslovna komunikacija treba jasno, sažeto i potpuno dati do znanja o čemu je riječ, uljudnost i pravodobnost se podrazumjeva, a poslovna atraktivnost i individualnost privuči će dodatnu pozornost na poslovnu komunikaciju. Poslovna pisma pišu se na poslovnom papiru organizacije, a mogu imati svrhu poslovnih poziva, rutinskih zahtijeva ili odgovora, potvrda pratećih ili naknadnih dopisa i zahvala. Memorandumi uglavnom služe za kratke interne informacije, dok se telefaks poruke koriste kao eksterna poslovna komunikacija. Suvremeni način komunikacije Elektronička pošta upotrebljava se u internom i eksternom komuniciranju, a poželjno je: pisati kratko, izravno i jednostavno, čitati poruke i odgovarati redovito, povezati s web komunikacijama mogu biti prezentacijske ili komercijalne stranice. Chat je, kao izravna pisana komunikacija, pogodna za poslovne sastanke koji su važni za upravljanje tijekom i izvršenjem poslovnih procesa. I-telefoniranja najfunkcionalnije je za međunarodno telefonsko komuniciranje, a na obje strane zahtijeva PC s dodatnom odgovarajućom opremom te registraciju kod davatelja ove vrste interne usluge. Video konferencijski programi u realnom vremenu omogućuju prijenos audio i video zapisa. Prigodna komunikacija i poslovni pokloni Prigodne komunikacije su poslovna pisma posebnog sadržaja s obilježima prijateljskog i neformalnog dopisivanja. Prigodnim komunkacijama bivše poslovne partnere podsjećamo na zajedničku poslovnu suradnju s nadom da će se takva suradnja obnoviti Prigodne komunikacije različitog su sadržaja i karaktera, a najčešće se pojavljuju kao: - Čestitke — to su dopisi kojima se izražavaju dobre želje za uspješan rad povodom blagdana, državnih praznika, jubileja neke poslovne organizacije ili zapaženog poslovnog uspjeha, - Podsjetnici — svojim sadržajem, a često i izgledom, podsjećaju na opću ponudu. Obično su u obliku kataloga ili cjenika. Dostavljaju se poslovnim partnerima s kojima je nastao zastoj u poslovanju da ih se podsjeti na asortiman i uvjete poslovanja, - Zahvale — pravila uljudnog ponašanja, zahtijevaju da se u posebnim prilikama poslovnim suradnicima zahvalimo. Razlozi za upučivanjem zahvale mogu biti različiti: zbog izrazite susretljivosti i uslužnosti poslovnog suradnika, ali u praksi one se najčešće upotrebljavaju kod velikh narudžbi ili uspješno realiziranog poslovnog posla, - Poslovni pozivi — to su svi pozivi kojima se saziva sastanak ili bilo koji skup radu boljih poslovnih rezultata, odnosno prezentacija, svečanih skupova povodom jubileja i sl. Ovakvi pozivi su slični čestitkama, pišu se na finom papiru, izrazito kvalitetnim tiskom i posebnim prigodnim dizajnerskim rješenjem, - izvješća o kupcu — to je skup dokumenata kojima nam poslovni subjekt potvrđuje svoje zakonito poslovanje i financijsku stabilnost. Poslovni poklon je sastavni dio poslovnog komuniciranja i kao takav nosi posebnu poruku. Možemo ga gledati kao: maketinški alat, način komuniciranja, nešto čime postižemo ugled tvrtke i nešto što je izraz brige za kupce itd. Darivanje je dio korporativne kulture, a na zapadu kompanije često donose i posebne pravilnike o darivanju, s namjerom da se izbjegne darivanje ili primanje mita. Vrijednost poklona ovisi o zaslugama i važnosti te međunarodnim odnosima i poslovnim partnerima. Pojam poslovnog dopisivanja komuniciranja Poslovno komuniciranje dopisivanje je proces razmjene misli poslovnih partnera, odnosno skup svih pismenih akata koje proizlaze iz glavne ili sporedne djelatnosti poduzeća odnosno privrednog ili neprivrednog subjekta. U ovom pojmu treba razlikovati: - aktivnu komunikaciju pod kojem podrazumijevamo sve one akte i dopise koje poduzeće, organizacija, šalje svojim poslovnim partnerima. Iz komunikologije kao opće znanosti o optimalnom komuniciranju proizlazi i poslovna komunikologija kao posebna disciplina koja proučava optimiranje poslovnog komuniciranja među poslovnim partnerima Poslovne komunikacije su interdisciplinarne jer se u njima isprepliće ekonomija, pravo, birotehnika, informatika, psihologija lingvistika i još mnogo drugih znanosti, ovisno o djelatnosti poslovne organizacije. Tako će se tvornica strojeva u svom poslovnom komuniciranju uz navedene znanstvene discipline, često koristiti tehničko-strojarskim znanostima, a škole — pedagoškim znanostima. Samo dopisivanje staro je tisuće godina i stalno dobiva na značenju, a posebno danas u uvjetima modernog života kad bi bez ovog instrumenta bilo nemoguće zamisliti normalno funkcioniranje suvremenog društva. Sva privreda, politika i kultura, država i međunarodna sfera prožeta je korespodencijom. Efekti koji se polučuju korespodencijom predmet su preciznih proučavanja i statističkih analiza. Sve se to može empirijski izraziti i potkrijepiti brojčanim podacima o upravnim aktima, sačinjenim ugovorima, ponudama, narudžbama, reklamacijama — već prema tome iz koje branše dopisivanje dolazi. Takva proučavanja služe za unapređenje ove oblasti tj. Subjekti dopisivanja komunikacija Dopisivanje se uvijek odvija između najmanje dvaju subjekata osoba. Ona osoba koja pismo piše naziva se korespodent ili dopisnik i ona je ujedno i pošiljalac pisma ili adresant. Druga osoba ili osobe su primaoci pisma ili adresati. Subjekti između kojih se dopisivanje obavlja mogu biti i jesu veoma različiti. To mogu biti privatne osobe, državni organi, radne i druge 75 organizacije, kulturne institucije, udruženja građana i najraznovrsniji drugi subjekti. Danas u većini privrednim organizacijama, državnim organima i službama rade osobe koje se profesionalno bave dopisivanjem, dakle obavljaju to kao svoju profesiju. To su osobe koje su stručno osposobljene za ove poslove i logično, poznaju i sve ono što spada u pravila struke kojom se bave. Međutim, osim korespodenata kojima je to profesija, pisma pišu i druge osobe unutar tih organizacija i organa, te i one nužno moraju poznavati barem osnove ove discipline. Sadržaj poslovnih komunikacija S obzirom na to primjenjuju li se pisane poslovne komunikacije unutar poslovne organizacije ili se šalju primatelju izvan poslovne organizacije, one mogu biti: - INTERNE PISANE KOMUNIKACIJE — odnose se na dopisivanje unutar same poslovne organizacije i obično su to različita izvješća, priopćenja, napuci, analize, planovi, pozivi, zapisnici, odluke, rješenja itd. Ukratko to su svi dopisi od osnivanja, tj. Prema sadržaju razlikujemo: opće, pravne, financijsko- računovodstvene i ostale-ovisno od predmeta poslovanja. Njihov sadržaj razlikuje se prema fazama poslovnog kontakta: A. Početna incijativa Faza nastajanja i uspostavljanja poslovnog kontakta Ponudom, upitom ili javnom nabavom B. Operativna Faza konkretnog dogovaranja i sklapanja pravnog posla narudžbom, ugovorom, zaključnicom i sl. Faza realizacije Dokumentacija koja prati robu dostavnice, teretnice, certifikati, fakture, virmani D. Interventni dopisi Rabimo ih samo u slučajevima kad tijek poslovne transakcije nije tekao uobičajno, već se pojavio problem požurnice, otkloni, opozivi, reklamacije, modifikacije, opomene, podsjetnici E. Prigodni dopisi čestitke, zahvale, pozivnice. Vrste poslovnih komunikacija Prema obliku poslovne komunikacije dijelimo na: A. Verbalne poslovne komunikacije Pod verbalnim poslovnim komunikacijama podrazumijevamo dogovore, uvjeravanja, sastanke, seminare, pregovore. Verbalne komunikacije su osnovni oblik komuniciranja i obično prethode ili su posljedica pisane komunikacije. Pisane poslovne komunikacije Pisane poslovne komunikacije nazivamo poslovnim dopisivanjem i poslovnom korespondencijom. Pisano poslovna komunikacija nastaje iz potrebe za dokumentiranošću verbalne komunikacije, jer svaki ozbiljniji poslovni odnos zahtijeva pisani trag. Ono što je napisano uvijek obvezuje više od izrečenog. Vizualne poslovne komunikacije Vizualne poslovne komunikacije rezultat su kombinacije različitih oblika i sredstava komuniciranja, npr. Prema djelatnosti I predmetu poslovanja poslovne organizacije, možemo razlikovati: - proizvođačke poslovne komunikacije, - trgovinske poslovne komunikacije, - špediterske poslovne komunikacije, - ugostiteljsko-turističke poslovne komunikacije, - agencijske poslovne komunikacije, - bankovne poslovne komunikacije, - poslovne komunikacije osiguravajućih društava, - poslovne komunikacije u prosvjeti, - poslovne komunikacije medicinskih ustanova, - poslovne komunikacije športskih ustanova itd. Osim poslovnog dopisivanja razlikujemo i: A. PRIVATNO DOPISIVANJE — to je upučivanje pisane poruke privatnog sadržaja prijatelju, znancu ili obitelji, B. SLUŽBENO DOPISIVANJE — to je svaki dopis koji državno tijelo uputi fizičkoj ili pravnoj osobi unutar svog djelovanja na zakonom temeljenom pravu I obvezi tog tijela. Službenim dopisom, u širem smislu, smatra se svaki dopis fizičke ili pravne osobe podnesak upučen državnom tijelu s namjerom da ostvari neka svoja prava ili smanji, tj. Funkcija poslovnih komunikacija Poslovne komunikacije predstavljaju poslovnu organizaciju — omogućuju upoznavanje poslovnih partnera s našom ponudom, načinom i uvjetima poslovanja naše poslovne organizacije. U suprotnom smjeru omogućuju nam upoznavanje i ponudu drugih poslovnih subjekata i njihov način i uvjete poslovanj. Poslovne komunikacije nam omogućuju neprestalno upoznavanje s novinama u asortimanu, poboljšanju kvalitete, novim cijenama ili načinu plaćanja te svim ostalim elementima važnima za poslovnu suradnju. Poslovne komunikacije omogućuju širenje tržišta, upoznavanjem sve većeg broja potencjalnih korisnika i poslovnih suradnika. One omogućuju obavljanje prodajnog posla, tj. Prate cijeli tok komervijalnog poslovanja od inicijative, zaključivanja do realizacije prodajnog posla, a pisane poslovne komunikacije ga i dokumentiraju. Za zaključiti je da je funkcija poslovnog komuniciranja omogučavanje stvaranja i učvršćivanje postojećih poslovnih odnosa i veza. Osnovna načela poslovne komunikacije Pisani poslovni iskaz je sadržajem i formom u funkciji izvršavanja poslovnog zadatka pa je neophodno da: - jezik bude jasan i jednostavan, - pravopisna točnost i sintaksa budu na visini, - se vodi računa o ekonomičnosti sadržaja. Za dobar poslovni dopis potrebno je: - misli izražavati logičnim redom i sažeto i pravilno, - pisati riječima koje najbolje izražavaju misao, - provjeriti značenje riječi da bi se izbjegla dvosmislenost, - izbjegavati opširna izlaganja, - pisati staloženo i bez emocija. Da bi ostvarili svoj cilj, poslovna komunikacija u bilo kojem svom obliku treba uvažavati slijedeća načela: A. JASNOČA Jasnoća podrazumijeva nedvosmisleni izričaj. Uvjet svake komunikacije je da nas čitatelj i slušatelj razumije, zato trebamo biti određeni i jasni te se koristiti uobičajenom terminologijom i izbjegavati riječi s više značenja. Posebnu pozornost treba pokloniti pravopisu i književnom jeziku. TOČNOST I PRECIZNOST IZRAŽAVANJA, To je važno pravilo pisane, a i usmene komunikacije. Jezik i stil poslovnog dopisa treba učiniti sadržaj poruke preciznim, jasnim i stručnim. EKSPEDITIVNOST, Pod čime se podrazumijevamo da svaki poslovni iskaz se proslijedi i da se izvrši uvid u sadržaj i osigura povratna informacija u što kraćem roku. Ukoliko uslijed okolnosti nije moguće odmah odgovoriti potrebno je obratiti se partneru i nagovijestiti da će pun odgovor na njegovo pismeno obračanje uslijediti u određenom vremenu; D. ULJUDNOST Ovo načelo zahtijeva da svi sudionici pisanog poslovnog dopisivanja poštuju dostojanstvo jedni drugih. Posebno valja paziti na to da se nikada ne upotrebljavaju uvredljive riječi, te klevete i nepristojne riječi općenito. ČUVANJE POSLOVNE I SLUŽBENE TAJNE, Ono što se smatra službenom tajnom propisuje se zakonom. Može se reći da svi podaci poduizeća predstavljaju poslovnu tajnu, a posebno oni koji su označeni oznakama: povjerljivo, strogo povjerljivo, poslovna tajna i sl. OBRADA ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA, Podrazumijeva: pripremu, ekspediciju, čuvanje i odlaganje svih vrsta pisanog poslovnog komuniciranja. Posebna pažnja treba se posvetiti arhiviranju dokumenata. UREDNOST I ESTETSKI IZGLED POSLOVNOG DOPISA Je ogledalo onoga ko ga šalje. Preko poslovnog dopisa može se steći utisak o poslovnom partneru bolje nego na osnovu drugih izvora. Tijek poslovnih procesa Na svom putu od dobavljača materijala za poslovanje proizvodnih organizacija do potrošnje, roba se kreće određenim tijekom. Taj tijek je predmet proučavanja poslovne logike, i to svih aktivnosti kretanja robe u procesu reprodukcije, od dobavljača do korisnika. Djelatnost koja obavlja aktivnost tijeka robe od dobavljača do kupca naziva se trgovina. Trgovina je, prema Zakonu o trgovini, kupnja i prodaja te obavljanje trgovačkog poslovanja na domaćem i inozemnom tržištu. Sve te aktivnosti u konkretnim uvjetima poslovanja prati i poslovna komunikacija. Poslovne komunikacije prate tijek poslovnog procesa te se javljaju kao: a INICIJATIVE — to su ponude, upiti ili javna nabava, b ZAKLJUČIVANJE POSLOVNOG POSLA — to su narudžbe, ugovori, zaključnice i sl. Što je poslovno dopisivanje? Tko je sve subjekt dopisivanja? Što su to interne, a što eksterne komunikacije? Kako dijelimo poslovne komunikacije prema obliku? Što sadrži privatno, što poslovno, a što službeno dopisivanje? Koja su osnovna načela poslovne komunikacije 7. Objasnite pojam prigodne komunikacije i poklona? PISANA POSLOV NA KOMUNIKACIJ A DOPISIVANJE Poslovno dopisivanje komuniciranje u kojima su sredstvo prenošenja poruke napisane riječi, nazivamo pisanim poslovnim komunikacijama. Pisane poslovne komunikacije odvijaju se najmanje unutar dvaju subjekata osoba. Ona osoba koja pismo piše naziva se korespodent ili dopisnik i ona je ujedno i pošiljalac pisma ili adresant. Druga osoba ili osobe su primaoci pisma ili adresati. Pisane poslovne komunikacije mogu se izvoditi u papirnatom ili elektroničkom obliku. Pisano poslovno komuniciranje, za razliku od usmenog, ostavlja pisani trag u poslovnim aktivnostima. Bitna prednost pisanog poslovnog komuniciranja je u tome što ostavlja dokument koji se može čuvati i koji služi kao dokaz u ostvarivanju prava, ili u međusobnom odnosu poslovnih subjekata. Poslovni iskaz se može dotjerivati i dopunjavati sve dok definitivno ne bude poslan poslovnom partneru. Suprotno tome u usmenom poslovnom komuniciranju svaka ispravka ili dopuna je primjetna, posebno su primjetni neverbalni znakovi komuniciranja. U elektronične pisane poslovne komunikacije ubrajamo: - e-mail, - web, - chat komunikacija. Postoji i skupina kombiniranih komunikacija u kojoj su pisane komunikacije prenose elektroničnim putem, nju čine telefaks komunikacije. Od pisanih poslovnih komunikacija jedino se chat komunikacija ubraja u izravne jer se u njoj obje strane komunikacijskog procesa prisutne u istom trenutku. Izrada pisanih poslovnih komunikacija provodi se u nekoliko koraka. Prednosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije a Prednost pisane komunikacije u usporedbi sa usmenim izražavanjem su: - efikasno i jeftino — ostvarivanje komunikacije na veliku daljinu uz male financijske izdatke, - povoljnost za pošiljatelja poruke — ima vremena da o pojavama i stvarima dobro razmisli i osmisli ih kako je za njega najpovoljnije živa riječ traži brzo usklađivanje jezika i mišljenja, pa ostavlja prostora greškama , - pogodnost za primatelja poruke — mogućnost čuvanja i podsjećanja na sadržaj ili pak pozivanja na dokaz i slično b Nedostaci pisane komunikacije u odnosu na živu riječ: - sporost razmjene informacija — nemogućnost brzog dijaloga na licu mjesta, što usmeno komuniciranje omogućava, - izostanak efekta neverbalne komunikacije — geste, mimika i slično , - opasnost od nesporazuma — dvosmislenost, apsolutna ili relativna nejasnoća i slično , 81 - izostanak izvanjezičnik efekata — smanjena mogućnost uspostavljanja prisnijih kontakata među komunikatorima i nemogućnost djelovanja izvanjezičnih činilaca tipa: šarm, osmjeh, odjevanje i slično, - nepovoljnost za pošiljatelja poruke — povećana odgovornost i prema sadržaju trajnost i dokumentiranost pisanog iskaza i prema formi jezika i slično, - nepovoljnost za primatelja poruke — onemogućena naknadna objašnjenja od hoc pojašnjenja, postavljanje pitanja i slično. Pisane poslovne komunikacije imaju nekoliko bitnih funkcija za sudionike: - održavanje poslovnih veza — pomoću komunikacija poruka se brzo prenosi na sve udaljenosti što olakšava poslovnim partnerima međusobno poslovanje. Stvaraju se nove poslovne veze, te održavaju i učvršćuju postojeće tako što se putem komunikacija poslovni partneri sporazumijevaju o kupnji, prodaji, prijevozu, plaćanju i slično, - predstavljanje poslovnog partnera — zato pisana poslovna komunikacija mora biti bezprijekorna i uredno oblikovana te sadržajno pravilno sastavljena, - značaj dokaznog sredstva u sporu — posao sklopljen u pisanom obliku veće je jamstvo ugovornim strankama. U sudskom sporu poslovne komunikacije služe kao dokumentacija za rješavanje sporova, - značaj knjigovodstvenog dokumenta — poslovne komunikacije i drugi pisani sastavci služe i kao temeljnica za knjiženje, npr. Račun, izvješće o odobrenju, ili o zaduženju, priznanica i slično, - promotivna funkcija — poslovne komunikacije koje sadrže prospekte, kataloge, cjenike i dr. Dakle oni su sredstvo ekonomske promidžbe, - sredstvo-analiza — analizom poslovnih komunikacija dobivaju se podaci o uvjetima kupnje, o stanju na tržištu, o zadovoljstvu kupca i potrošača proizvodima ili uslugama, o njihovim reklamacijama te o tome koji su nedostaci proizvoda. Analizom komunikacija omogućuje se brzo uočavanje nedostataka poslovanja. Što je pisana poslovna komunikacija? Nabrojite pisane poslovne komunikacije na papiru, odnosno elektroničke pisane poslovne komunikacije? Koje su prednosti, a koji nedostaci pisane poslovne komunikacije? Koje su bitne funkcije pisane poslovne komunikacije za sudionike? POSLOVNI PAPIR Pisana poslovna komunikacija kao svoje prijenosno sredstvo ima poslovni papir. Svaka moderna poslovna organizacija u svojem poslovanju svaki dan upotrebljava velike količine papira u raznim oblicima Papir za današnje tehnologije tiskanja razlikujemo prema stroju kojim tiskamo i to: 1. Papir koji se najčešće koristi pri pisanju na pisačem struju je bankpost. Ovaj papir zbog svoje kvalitete može se koristiti i za laserski pisač i matrični pisač. On je malo lošije kvalitete od bankposta. Uglavnom se koristi za skripte i zapisnike. Koristi se za pisaće strojeve, a rijetko za matrične pisače i laserske pisače. Beskonačna traka-papir za matrični pisač To je traka duga od 500 do 4000 listova papira formata A4 koji su međusobno povezani, ali i perforirani izbušene rupice radi odvajanja. Na lijevom i desnom rubu postoje trake koje su povezane s papirom i perforirane. Na trakama se nalaze rupice namijenjene automatskom povlačenju papira kod matričnih pisača. Prema tome, format A4 na beskonačnoj traci ima četiri perforirana spoja: na lijevom i desnom rubu s trakom, a na gornjem i donjem rubu sa susjednim listom. Beskonačni papir, osim u jednom sloju koji se označava kao 1+0, postoji i u više samokopirajućih slojeva, i to 1+1, s kojim dobivamo uz original i jednu kopiju,n te 1+2 i 1+3 s originalom i dvije tj. S obzirom na boju izrađuje se bianco bijela papir zebra presvučen zelenim crtama. Papir za ink-jet pisače 83 To je papir presvučen je specijalnim slojem, a u usporedbi s običnim papirom boja ostaje u specijalnom sloju i ne upija se u unutarnji sloj papira. Rezultat je visok kapacitet primanja tinte, briljatne boje i brzo sušenje. Glavna mu je karakteristika visoki sjaj, glatka površina I termička izdržljivost, kako se grijanjem ne bi iskrivio dok prolazi kroz stroj. Koristi se zajedno s indigom. Zbog tankoće je vrlo osjetljiv i rijetko se danas koristi. Folije: Osim papira u poslovnoj komunikaciji i to na prezentaciji i predstavljanju, koristi se folija. Folije su formata A4 i na tržištu se javljaju u dva osnovna oblika: a. Folije se koriste za grafoskop. Otisak na folijama može biti u boji ili u nijansama sive boje. Zagljavlje poslovnog papira Poslovni papir je papir koji gospodarski subjekti koriste za dopise namjenjene čitateljima izvan svoje organizacije. Poslovni papir sadrži dva dijela: 1. Pojam i sadržaj zaglavlja poslovnog papira, u praksi se često naziva memorandum, određen je u nekoliko pravnih kata. S obzirom na to da svaki propis regulira poslovni papir, tj. Za prve poslovne kontakte i za svaku narudžbu, uz navedene podatke, zaglavlje društva kapitala dioničko društvo, društvo s ograničenom odgovornošću, javno trgovačko društvo treba sadržavati: - iznos temeljknog kapitala društva s naznakom je li u cijelosti uplačen, - ukupan broj izdanih dionica i njihov nominalni iznos — kod dioničkog društva, - prezime i najmanje početno slovo imena članova uprave društva, a kod dioničkog društva i predsjednika nadzornog odbora. Osim podataka utvrđenih pravnim propisima gospodarski subjekti u zaglavlju navode i: - brojeve telefona ili telefonske centrale, - brojeve faksova, - e-mail, - podružnice. Zaglavlje se tiska preko gornjeg dijela poslovnog papira. Otisak je u pravilu reprezentativan, u boji ili čak reljefno izveden. Njačešće počinje zaštitnim znakom i logotipom tvrtke. Državni Zavod za normizaciju prihvatio je 18. Početni format papira je pravokutnik koji se sastoji od niza formata. Svaki slijedeći format, u odnosu na početni, tvori se dijeljenjem dulje stranice pravokutnika na dvije polovice i tako dolazimo do manjeg formata. Prema tome, površine dviju uzastopnih formata odnose se kao omjer 2:1. Danas se upotrebljavaju ovi formati papira: 1. A — format veličine 1189 mmx841 mm 2. B — format veličine 1414 mmx1000 mm 3. C — format veličine 1297 mmx917 mm A — format služi za tiskanje knjiga, novina, poslovnih dopisa, B — format služi za izradu tiskanica, C — format služi za izradu vrećica, omotnica. Poslova pisma danas se pišu na formatima: - A4 format veličine 210mmx279mm, namijenjen je kao normalni format papira za dopisivanje. On je osnovni za tiskanice, kataloge itd. Tiskanice Radi brzine i racionalizacije poslovanja, kao pomoćno sredstvo u poslovnoj komunikaciji koriste se tiskanice, tj. Poslovne organizacije za svoje potrebe tiskaju tiskanice sa svojim zaštitnim znakom i logotipom Logotip je vizualni identitet tvrtke. Najpoznatiji svjetski logotip je COCA-COLA. Uz logotip je uobičajen i zaštitni znak, a to je estetski dodatak tvrtki, koji uz propagandni cilj ima zadaću da mu postane simbol kvalitete. Postoje i unificirane tiskanice koje štampaju «NN». Margine Svaka stranica pisanog teksta ima margine, a to je «praznina» između ruba teksta i ruba stranice. Na papiru postoje 4 margine: lijeva, desna, gornja i donja. Margine imaju funkcionalni i estetski efekt. Funkcionalni efekt — lijeva margina služi za spoj više papira u skriptu, knjigu, za uvezivanje, bušenje ili lijepljenje; gornja margina služi za logotip, a desna za listanje. Estetski efekt — ispisana stranica od jednog do drugog ruba bila bi vrlo neestetska, tehnički vrlo teško izvodiva, pa se takav način pisanja nikada ne koristi. Rezovi Na papiru formata A4 možemo napisati od lijevog do desnog ruba 80 pika slova što znači da jedan red na formatu A4 ima 8o slovnih mjesta. Ta slovna mjesta zovu se rezovi, pa prema tome jedan red formata A4 ima 80 rezova. Uobičajeni način pisanja prema pravilima birotehnike je od 10-tog do 75-og reza kod pisanja na mehaničkim i električnim pisačima, dok kod elektronskih pisaća pišemo od 10-og do 70-tog reza, iz razloga da nam tekst bude u centru. Mjereno u centimetrima format A4 ima 21 centimetar, pa se piše od 2,5 centimetra do 18,5 centimetra. Omotnice Omotnice, ili koverte, služe za otpremu dopisa, tj. Svrha omotnice je čuvanje dopisa od oštećenja, prljanja, te čuvanja poslovne tajne. Prema tehnici izrade omotnice mogu biti: 4. Obične omotnice izrađene su od neprozirnog materijala i mogu biti: trgovačke plave , reprezentativne bijele i avionske Omotnice s prozorčićem su također od neprozirnog materijala, a imaju na sebi prozorčić od prozirnog materijala 90 Pravilnikom o općim uvjetima za obavljanje poštanskih usluga propisani su uvjeti koje trebaju ispunjavati pojedine vrste pošiljki. Cjenikom poštanskih usluga utvrđene su znatno niže cijene za tipizirane pošiljke, a znatno više za netipizirane. Tipizirano pismo Propisano je Pravilnikom o općim uvjetima za obavljanje poštanskih usluga i člankom RE 902 Pravilnika za izvršenje Svjetske poštanske konferencije. Ti uvjeti odnose se na: - vrstu, oblik i veličinu omotnice, te masu pisma - namjenu, veličinu i raspored prostora na omotnici - adresiranje Pismo u običnoj omotnici bez prozorčića Tipizirano pismo mora biti zatvoreno u omotnici pravokutnog oblika, s time što duljina uže strane mora biti u omjeru prema duljini šire strane najmanje 1x1,4. Veličina i masa tipiziranog pisma mora biti u slijedećim granicama: - najmanje dimenzije 90x140 mm - najveće dimenzije 120x235 mm - najveće debljine 5 mm - najveća masa 20 g Namjena, veličina i raspored prostora na omotnici Prostor na omotnici predviđen je za: - adresu primatelja - frankiranje i stavljanje otiska žiga - za stavljanje naljepnice i upisivanje službenih podataka - za kodiranje - za adresu pošiljatelja A. Adresa primatelja treba biti na prednjoj strani omotnice u pravokutnom prostoru koji je udaljen: - najmanje 40 mm od gornjeg ruba omotnice - najmanje 15 mm od bočnog desnog roba omotnice - najmanje 15 mm od donjeg ruba omotnice - najviše 140 mm od bočnog desnog ruba omotnice B. Frankiranje i stavljanje otiska žiga Na prednjoj strani omotnice u gornjem desnom kutu, propisan je prostor u obliku pravokutnika, koji je namijenjen za frankiranje i stavljanje otiska žiga, a određen je slijedećim dimenzijama: - visine 40 mm računajući od gornjeg ruba omotnice 91 - najmanje 74 mm od bočnog desnog ruba omotnice C. Kodiranje Za kodiranje je predviđen prostor u donjem dijelu omotnice, ispod prostora propisanog za adresu primatelja koji se nalazi: - 15 mm od donjeg ruba omotnice - 15 mm od desnog ruba omotnice - 15 mm od lijevog ruba omotnice U tom prostoru nije dopušteno upisivanje nikakvih podataka osim onih koji su određeni za kodiranje. Adresa primatelja Adresa primatelja, ako se stavlja na prednju stranu omotnice, treba biti u lijevom gornjem kutu. Adresa pošiljatelja može se upisati i na poleđini omotnice 92 15. Adresiranje Adresiranje je ispisivanje adrese primatelja i adrese pošiljatelja na omotnici. Adresa mora biti čitljiva i mora sadržavati sve propisane podatke. Adresa primatelja i pošiljatelja mora biti u točno određenom prostoru omotnice, u protivnom se smatra netipiziranim pismom. Adresa pošiljatelja u pravilu je već otisnuta na omotnici i sadrži logotip tvrtke i zaštitni znak, te poštanski broj, mjesto, ulicu i kućni broj. Može se koristiti i štambilj koji će se otisnuti na omotnicu. Adresa primatelja razlikuje se prema tome je li primatelj fizička osoba i pravna osoba 93 Fizička osoba: Pravna osoba: Oslovljavanje-malim slovom; tvrtka — VERZALOM ime i prezime-VERZALOM djelatnost — malim slovima ulica i kućni broj- malim slovima ulica, kućni broj - mala slova mjesto i poštanski broj-VERZALOM mjesto i poštanski broj VERZALOM Adresiranje za inozemstvo: prilikom pisanja adrese pisama za inozemstvo, ispred poštanskog broja prijema pošte piše se kod države prema ISO normi 3166, a u slijedeći red naziv države. Pismo u omotnici s prozorčićem Omotnice s prozorčićem su duguljaste omotnice na kojima nije potrebno ispisivati adresu, jer je adresa primaoca već na dopisu i vidljiva kroz prozorčić. Za pismo s omotnicom s prozorčićem primjenjuju se isti uvjeti oblika i veličine omotnice, mase, prostora za frankiranje i stavljanje otiska žiga, te prostora za adresu pošiljatelja i ostalo. Prozorčić mora biti u prostoru: - najmanje 40 mm od gornjeg ruba omotnice - najmanje 15 mm od: bočnog desnog ruba omotnice bočnog lijevog ruba omotnice donjeg ruba omotnice. Kroz prozorčić treba biti vidljia samo adresa primatelja. Prozorčić se može nalaziti na lijevoj ili desnoj strani omotnice. Važno je da se nalazi u prozorčiću propisanih dimenzija. Tipizirano pismo u međunarodnom prometu. Pravilnikom o izvršenju Svjetske poštanske konvencije propisani su uvjeti za unutrašnji promet i dodatni uvjeti za tipizirane pošiljke u međunarodnom prometu. Tako se ne smatraju tipiziranim pismom: - pismo zatvoreno spajalicom, metalnim rupicama ili savinutim kukicama - pismo u omotnici izrađenoj od materijala čija su temeljna fizička svojstva različita od papira, - pismo koje sadrži izbočene predmete. Isto tako na tipiziranim pismima ne smije se nalaziti nikakav ispis ili suvišni grafički znak: - ispod adrese primatelja - desno od adrese, računajući od prostora za frankiranje i stavljanje otiska žiga do donjeg ruba omotnice - lijevo od adrese, u prostoru širine najmanje 15 mm od prvog reda adrese do donjeg ruba omotnice - u prostoru 15 mm visine, računajući od donjeg ruba omotnice i 14o mm duljine, računajući od desnog ruba omotnice. Naljepnice za adresiranje To je danas je najčešći način adresiranja. Jednostavan i brz način adresiranja računalom postiže se specijalnim softerom software-om za ispisivanje naljepnica. Savijanje papira prema veličini i obliku omotnice Poslovni dopisi formata A4 savijaju se na 4 dijela za spremanje u male omotnice, u dva dijela savijaju se za spremanje u srednje omotnice, a u tri dijela savijamo ih za spremanje u duguljaste omotnice. Dopisnice Osim otpreme dopisa putem omotnice, upotrebljava se i dopisnice za prijenos pisanih poruka čiji sadržaj nije poslovna tajna. Nabrojite vrste poslovnog papira? Navedi obvezni sadržaj zaglavlja poslovnog papira prema članku 21. Zakona o trgovačkim društvima? Koje formate papira upotrebljavamo i za što služi koji format papira? Što su margine, a što rezovi? Što je tipizirano pismo? VRSTE PISANE POSLOVNE KOMUNIKACIJ E 1. Pisane poslovne komunikacije na papiru A. Poslovno pismo Poslovno pismo najčešći je oblik poslovnog komuniciranja. Ono se sastavlja i šalje posebno svakom poslovnom partneru. Poslovno pismo je dokument o određenom poslu. Njegov sadržaj ovisi o predmetu poslovanja. Ono predstavlja najmasovniji oblik pisanog poslovnog komuniciranja. Njegova osnovna karakteristika je da ono pretpostavlja odgovor. Sam sadržaj poslovnog pisma je raznovrstan i on ovisi o vrsti poslovnog odnosa i o konkretnom zahtjevu koji se ispostavlja. Najčešće je upućeno jednom poslovnom partneru, ali može biti poslano i na različite adrese. Osnovna je podjela na: - bitne glavne i - sporedne dijelove. Iz poslovnog pisma ne može biti izostavljen ni jedan glavni dio. Sporedni dijelovi se unose u poslovno pismo prema potrebi. Bitni glavni dijelovi poslovnog pisma su: BITNI GLAVNI DIJELOVI SPOREDNI DIJELOVI 1. Zaglavlje sadrži bitne dijelove naziv firme, djelatnost i odredište-ulicu i broj, poštanski broj mjesta i naziv mjesta poslovanja, sud kod kojeg je trgovačko poduzeće upisano u registar , i sporedne dijelove broj telefona i telefaksa, broj žiro-računa, zaštitni znak, godina osnivanja i drugo. Zaglavlje se piše u vrhu poslovnog pisma, na sredini najčešće, tako da je jasno označeno i upadljivo. Naziv firme, mjesto i adresa moraju biti uočljivi. Oznaka mjesta nam govori gdje je, a datum kada je pismo napisano Uobičajeno je da se pišu u istom redu sa pozivnim brojem. Mogu se pisati i na više načina: Vodice, 1. Datum je posebno važan jer se od tog datuma utvrđuju nastale poslovne obveze, 99 Adresa primatelja — sastoji se od naziva firme, njene djelatnosti i odredišta ulica, broj, poštanski broj, naziv mjesta. Pisma koja se šalju u inozemstvo moraju imati odredišnu zemlju, a adresa mora biti prilagođena zemlji u koju se šalje. Adresa omogućuje pošti da pismo uruči označenom primatelju. Adresa se u domaćem predmetu sastoji od: - tvrtke, - predmeta poslovanja ili djelatnosti, - ulice i kućnog broja, - poštanskog broja i mjesta 100 Seulskom konvencijom potpuna adresa sadrži slijedeće elemente: ZA FIZIČKE OSOBE ZA PRAVNE OSOBE oslovljavanje ime i prezimke naslovnika tvrtku djelatnost ulicu i kućni broj ulicu i kućni broj ili poštanski pretinac kod države, poštanski broj i kod države, poštanski broj i mjesto mjesto naziv zemlje naziv zemlje naziv kontinenta naziv kontinenta Uz naznačene bitne dijelove adrese primatelja u mnogim se prilikama javlja potreba da se uz naziv tvrtke navede i organizaciona jedinica kojoj je dopis namijenjen. U praksi se javljaju tri slučaja posebnog naznačivanja, i to: - na pozornost — koristi se kod slanja dopisa faxom ili računalom. Ti dopisi nisu u omotnici, nemaju osobni ni povjerljivi sadržaj, a namjenjeni su određenoj osobi - za gosp. Broj — je pozivna oznaka pod kojom se pismo vodi u knjizi izlazne pošte pošiljatelja i pod kojim je njegova kopija pohranjena u pismohrani pošiljatelja. Predmet ili sažetak — predstavlja kratak sadržaj poslovnog pisma. Ispisuje se ispod adrese, prije sadržaja pisma s lijeve strane. Sažetkom se definira sama tema pisma, Sadržaj pisma — je glavni dio pisma kojim se daje poslovna informacija. On također ima uobičajenu formu. Poslovnu pažnju treba obratiti na stil pisanja; jasan, kratak i precizan. Voditi računa o pravopisu. Ako se u pismu ističe više stvari onda svaku treba obraditi u posebnom odlomku, 4. Potpis — To je sastavni dio pisma, koji ono dobiva značaj službenog dokumenta. Poslovno pismo potpisuje ovlašteno lice koje zastupa firmu 102 direktor ili vlasnik. Potpis se sastoji od naziva firme, vlastoručnog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlaštenog lica sa titulom. Za razliku od potpisa paraf je skraćenica potpisa, ali koji mora biti vlastoručan i sadrži inicijale ili nekoliko slova imena i prezimena. Faksimil je mehanički otisak najčešće u obliku štambilja vlastoručnog potpisa. Elektronski potpis zakonom se definira kao skup podataka u elektroničnom obliku koji služi za identifikaciju potpisnika i potvrdu vjerodostojnosti potpisanog elektroničkog zapisa pravne i fizičke osobe. Sporedni dijelovi poslovnog pisma su: Oslovljavanje — kad poslovno pismo upućujemo jednoj osobi u našoj praksi najčešće se koristi izraz gospođa ili gospodine, te doktore ili profesore. Na početku oslovljavanja obično se doda predmetak poštovani ili cijenjeni Cijenjeni direktore, Poštovani gospodine, Cijenjeni doktore i slično Prilozi — su dokumenti koji se prilažu uz pismo prospekti, kalendar i sl. Ali kad se šalje preporučeno ili na neki drugi poseban način onda se to obavezno označava na kraju pisma poslije priloga, Raspored kopija — Pismo se piše u više kopija. Orginal se šalje poslovnom partneru, a kopije se raspoređuju prema potrebi. U rasporedu kopija navodi se koliko je primjeraka poslovno pismo umnoženo i kome su kopije dostavljene. Kao: Dostavljeno: - imenovanom, - računovodstvu, - arhivi B. Oblikovanje poslovnog pisma Posebnu pozornost pri pisanju poslovnog pisma treba pokloniti oblikovanju pisma. Oblikovanje poslovnih pisama je estetski i funkcionalni razmještaj elemenata poslovnog pisma na papir. Važno je svaki element poslovnog dopisa ispisati točno, uredno i na pravilnom mjestu. Stari ili europski oblik Ne znači da je ovo zastarjeli oblik, već da je to najstariji oblik po svom postanku, koji je nastao još u vrijeme ručnog pisanja oko 15 stoljeća , ali se i danas upotrebljava. Da bi poslovni dopis oblikovali europskim oblikom potrebno je odrediti razmake na papiru i to: Razmaci te rezovi za pisaći stroj: - pišu se između 10. Blok ili američki oblik Rezultat su primjene pisaćih strojeva, nastaju početkom ovog stoljeća u Americi. Karakterizira ih brzina, racionaliziranost i preglednost teksta. Javlja se u tri oblika: - obični američki oblik - moderni američki oblik - puni američki oblik a Obični američki oblik — kod ovog oblika upotrebljavaju se dva razmaka i to: mali razmak i razmak potpisa. Ovdje se počinje pisati od malog razmaka i to: adresa primaoca, broja, predmeta-naslova, oslovljavanja, sadržaja, priloga, načina otpreme i raspored kopija. Mjesto i datum, te potpis pišu se od razmaka potpisa ili 45 reza na pisaćem stroju, odnosno 9 cm kod worda. ELEMENTI DOPISA MJESTO PISANJA WORD PISAĆI STROJ adresa primatelja I. Adresa primaoca pisma piše se na desnoj strani od 45-tog reza na pisaćoj mašini, odnosno 9 cm kod worda ELEMENTI DOPISA MJESTO PISANJA WORD PISAĆI STROJ adresa primatelja I. Svi elementi pišu se od 10-og reza, tj. Puni američki oblik je neekonomičan zbog velike potrošnje papira. Koristi se u pisanju telegrafom, a rijetko u pisanju poslovnih dopisa ELEMENTI DOPISA MJESTO PISANJA WORD PISAĆI STROJ adresa primatelja I. Novi ili kombinirani oblik Rezultat su kombinacije europskih i američkih oblika. Nisu funkcionalni ni racionalni ako američki, ali estetska komponenta je razlog njihova korištenja, posebno kad se piše kraći tekst. Mjesto i nadnevak te potpis upisuju se od razmaka potpisa, a sadržaj se počinje pisati od velikog razmaka s tim što kad se priđe u novi redak pisanja počinje od malog razmaka sve dok se ne završi misao odnosno stavak odlomak. Između svakog dijela pisma kao i kod ostalih oblika ostavlja se prazan prored, ali se taj prazan prored ne ostavlja u sadržaju, odnosno između pojedinih odlomaka sadržaja. ELEMENTI DOPISA MJESTO PISANJA WORD PISAĆI SGTROJ adresa primatelja I. Memorandum Memorandumi su kratke interne poruke. Uobičajeno su neformalnog karaktera i kraći su od jedne stranice te se odnose na jednu temu. Čitatelji memoranduma uobičajeno poklanjaju manje pažnje nego poslovnim pismima i e-mailu. Memorandum sadrži prostor za unos datuma, imena primatelja i pošiljatelja, predmet poruke te prostor za pisanje poruke. Memorandumi se ne moraju potpisivati jer im je ime pošiljatelj istaknuto na početku, no trebaju biti: pisani pozitivnim tonom, sa određenom svrhom, jasnim jezikom, sažeti, suvisli i zanimljivi. Zbog uporabe e-maila u internom poslovanju, pisani memorandumi sve više gube na značenju. Elektronične pisane poslovne komunikacije a. E-mail E-mail ili elektronička pošta je pisana poslovna komunikacija koja se rabi u internom i eksternom komuniciranju. Komuniciranje e-mailom pogodno je za sve faze poslovnog procesa, a osobito je pogodno za komuniciranje sa stalnim poslovnim partnerom. Uporabom e-maila tijekom cijelog poslovnog procesa uklanja se posao 117 povezivanja prethodnih komunikacija jer se prethodna komunikacija može automatski uključiti u komunikaciju odgovora. Preporuke pri korištenju e-maila u poslovne svrhe - ograničiti se na jednu temu i pišite kratko, a duga objašnjenja i dokumente pošaljite kao prilog poruci, - budite izravni, - koristite se jednostavnim, manje formalnim jezikom nego za pisanje, - koristite se mogućnošću povezivanja e-maila sa Web komunikacijama, - izbjegavajte uporabu velikih slova jer ona označavaju vikanje, a i uporabu tzv. Telefaks se u poslovnim procesima najčešće rabi u poslovanju sa stalnim poslovnim partnerima i to u fazi operativnog poslovanja. Telefaks se može koristiti i u fazi promocije za slanje ponuda kao odgovora na upit najčešće se radi o ponudama u obliku predračuna. Ako se telefaks želi intezivno koristiti za slanje ponuda, potrebno je dobiti suglasnost poslovnog partnera. Telefaks komunikacija treba sadržavati komunikacijske podatke: - o primatelju koji obuhvačaju: naziv, adresu, broj telefaksa i ime kontakt osobe, - o pošiljatelju koji obuhvaćaju: naziv poduzeća, adresu, broj telefaksa i ime kontakt osobe, - o samoj komunikaciji koji obuhvaćaju: datum izrade i broj stranica, te predmet komunikacije. Preporuke za telefaks komunikaciju: - koristite faks kada poruka zahtijeva hitnu pozornost, - uz popratnu poruku, faks poruke pošaljite u obliku poslovnog pisma ili memoranduma, - ne koristite faks uređaj za dokumente kojima je važan vanjski izgled, - na faks porukama izbjegavajte tamne slike jer povečavaju dužinu prijenosa, - koristite jednostavan tip slova, 118 - izbjegavajte ručno pisane bilješke jer se dobro ne vide kod prijenosa, - pišite barem veličinom slova 12, - da provjerite kvalitetu ispisa, kopirajte dokument koristeći faks uređaj kojim čete slati komunikaciju. Web Poslovne Web komunikacije poduzeća provode na jedan od dva načina: - izrada i održavanje prezentacijskih WWW stranica i, - izrada i održavanje komercijalnih WWW stranica. Prezentacijske WWW stranice su one kojima se poduzeće predstavlja javnosti. Na njima se nalaze osnovni podaci o poduzeću, opisuje se djelatnost poduzeća, glavni proizvodi, tu se mogu naći i slike poduzeća, i sl. Preporuka je da se stranice izrade barem na dva jezika zbog toga što jednom kreirana WWW stranica postavljena na WWW poslužitelj postaje dostupna ljudima širom svijeta. Komercijalne WWW stranice su one kojima trgovačko društvo nudi određenu robu te putem interneta prikuplja narudžbe i zatim vrši isporuku. U ovome slučaju WWW stranice služe kao katalog proizvoda, kao ponuda i poziv na kupnju, te kao obrazac za narudžbu proizvoda. Uštede korištenjem Web komuniciranja se ogledaju u skraćenju vremena naručivanja, ukidanja administrativnih troškova naručivanja i obrade narudžbe jer se obrada narudžbe i pohrana podataka u bazu vrši automatski, itd. Razgovor između sudionika mrežnog sastanka odvija se u pismenom obliku u realnom vremenu što znači da svi sudionici sastanka komuniciraju praćenjem sastanka na ekranu te pisanjem komentara pomoću tipkovnice. Za chat se koristi specijalizirani programi ili Web aplikacije, a za vrijeme mrežnog sastanka svi sudionici trebaju biti istovremeno uključeni u mrežu i prisutni on-lin. Kako bi se pospješila njihova učinkovitost, mrežni sastanci trebaju se planirati kao sastanci licem-u-lice. Poslovni sastanci korištenje chat tehnologije su značajni za upravljanje tijekom i izvršenjem poslovnih procesa. Očekuje se da će ova vrsta komunikacija dobiti na značenju tek kad dođe do značajnijeg povećanja razine informatičke pismenosti u 119 poduzećima, te kad brzine prijenosa u međunarodnom prometu budu povećane. Što je poslovno pismo? Opiši strukturu poslovnog pisma? Navedi razliku između parafa i potpisa? Što je elektronički potpis? Nabroji elektroničke pisane poslovne komunikacije? STROJEVI ZA PISANJE Prva sredstva kojima se pisalo bili su drveni štapići, šiljasta kamenja, prelomljene kosti, primitivna djetla, a kasnije se izrađuju štapići od metala ili slonove kosti. Svi ti predmeti nazivaju se pisaljke. Upotreba pergamenta i papira zahtijevala je jeftinije i savršenije pisaljke, pa su se počeli upotrebljavati gušća perja. Prvo tvorničko pero potječe iz 1826. U početku su se poslovna pisma pisala ručno. Veliki napredak u dopisivanju postignut je pronalaskom pisaćeg stroja. Prvi praktični pisaći stroj proizveden je u tvornici «Remington», a konstruirali su ga dva Amerikanca. Današnja tehnologija omogućava nam upotrebu različitih strojeva za pisanje. Najviše se koriste: - mehanički pisaći strojevi - elektronski pisaći strojevi - računala 1. Mehanički pisaći strojevi po svojoj konstrukciji imaju dugi vijek trajanja i pouzdanost u radu. Mogućnosti mehaničkih pisaćih strojeva za pisanje su vrlo male jer 44 tipke omogućuju ispis samo 88 znakova. Fiksna slova omogućuju otisak samo jednog pisma i to pika pisma. Od drugih karakteristika, na ovim strojevima moguće je isticanje teksta: - VERZALOM — ispisivanjem velikih slova - S p a c i o n i r a n o — razmaknuto pisanje - Podcrtavanje — tekst koji želimo nakon ispisivanja naglasiti podcrtamo crtom. Na mehaničkim pisačem struju centriranje je dosta komplicirano. Elektronski pisaći strojevi imaju slijedeće prednosti u odnosu na mehaničke pisaće strojeve: - dizajn tipkovnice je ugodniji za rad - korekturna traka omogućuje brisanje greške - lagan pritisak na tipke - mogućnost bržeg pisanja - memoriranje - kvalitetan otisak slova - poravnanje lijevog i desnog ruba - display - automatsko isticanje teksta. Tekst se ističe automatskim odabirom jedne ili više mogućnosti: - VERZALOM — upotrebom stalno velikih slova - S p a c i o n i r a n o — komandom za automatsko razmaknuto pisanje - Podcrtano — komandom za automatsko podcrtavanje - Boldirano — podebljanim otiskom znakova - Promjeno lepeze — mijenjamo veličine ili oblik slova. Računala predstavljaju idealni pisaći stroj s mogućnostima i prednostima daleko većim od elektronskog pisaćeg stroja. Neke od prednosti računala: - memoriranje velike količine teksta s mogućnošću ispisa cijelog ili dijelova teksta - lako biranje i umetanje te razmještanje teksta u stupce, uvlačenje i sl. Poslovna pisma inače pišu se u veličini znakova od 10 ili 12 točaka. Pisačem možemo tiskati na papiru, folijama, omotnicama i naljepnicama. Danas na tržištu razlikujemo tri osnovne skupine pisaća: - matrični pisać - ink-Jet pisać - laserski pisač Matrični pisač je pisać koji za ostavljanje otiska ima traku preko koje udaraju iglice a glave pisača. Laserski pisač je najskuplji ali i najkvalitetniji pisač velike brzine ispisa, te najkvalitetnijeg ispisa VI. VAŽNA BIROTEHNIČK A PRAVILA ZA PISANJE TEKSTA Dosta vježbe i vremena potrebno je za ovladavanje vještine strojopisa. Pojava osobnih računala gotovo je u potpunosti izbacila upotrebu pisaćih strojeva, a kako se računala danas upotrebljavaju gotovo u svim profilima zanimanja, istisnula se potreba za velikim brojem profesionalnih daktilografa. Zasigurno da veliki broj korisnika računala ne poznaju desetoprsno slijepo pisanje, no svaki korisnik računala mora poznavati neke zakonitosti pri pisanju teksta, kako bi poslovno pismo bilo u skladu s birotehničkim pravilima pisanja teksta.